Stell dir folgende Situation vor:

Du hast zehn Minuten.

Vor dir sitzen mögliche Spender, Unterstützer, Vertreter aus der Politik und vielleicht sogar ein Journalist.

Es ist an dir, ihnen ein Projekt deines Vereins vorzustellen.

Du kennst das Projekt in- und auswendig. Du weißt, wie viele Stunden Arbeit darin stecken, welche Schwierigkeiten ihr überwunden habt und was ihr bereits erreicht habt.

Also möchtest du möglichst viel davon erzählen.

Schließlich sollen die Menschen verstehen, was ihr leistet.

Genau das könnte dein erster Fehler sein.

Denn deine Aufgabe besteht nicht darin, alles über euer Projekt zu erzählen.

Deine Aufgabe besteht darin, dafür zu sorgen, dass dein Publikum versteht, warum dieses Projekt wichtig ist.

Und vielleicht sogar sagt:

„Das möchte ich unterstützen.“

Wie gelingt dir das?

Hier drunter sind neun Punkte, die du bei deiner nächsten Projektvorstellung berücksichtigen solltest.

Ein gutes Projekt ist so lange nicht mehrheitsfähig, als die Mehrheit nicht fähig ist, seinen Nutzen zu erkennen.

Ernst Reinhardt

1. Komm schnell auf den Punkt

Beginne nicht mit der Entstehungsgeschichte deines Vereins, der Zusammensetzung des Vorstands oder einer ausführlichen Begrüßung aller Anwesenden.

Beantworte möglichst früh drei Fragen:

Was macht ihr? Für wen macht ihr es? Und warum ist es wichtig?

Statt:

„Unser Verein wurde 1987 gegründet und beschäftigt sich seit vielen Jahren mit der Jugendarbeit …“

könntest du beispielsweise beginnen:

„In unserer Gemeinde gibt es Jugendliche, die nach der Schule regelmäßig allein sind. Wir möchten ihnen einen Ort geben, an dem sie Unterstützung, Gemeinschaft und neue Perspektiven finden.“

Jetzt weiß dein Publikum sofort, worum es geht.

Die Details kannst du später liefern.

Orientierung kommt vor Information.

Wer auf den Punkt kommt, vermeidet unnötige Fragezeichen.

Regina Kißner

2. Halte deine Präsentation kurz

Du hast dich vielleicht monatelang mit dem Projekt beschäftigt.

Dein Publikum nicht.

Das führt zu einer gefährlichen Versuchung:

Du möchtest möglichst viel erzählen.

Zahlen, Hintergründe, einzelne Maßnahmen, Schwierigkeiten, beteiligte Personen, Finanzierung, Zeitplan und natürlich alles, was ihr bereits geleistet habt.

Doch mehr Informationen bedeuten nicht automatisch mehr Überzeugungskraft.

Frage dich bei jedem Punkt:

Muss mein Publikum das wirklich wissen, um unser Projekt zu verstehen und seine Bedeutung zu erkennen?

Wenn nicht, lass ihn weg.

Eine Projektvorstellung ist kein Tätigkeitsbericht.

Dein Publikum muss am Ende nicht alles wissen.

Es muss das Richtige verstanden haben.

Das Gute, wenn kurz, ist doppelt gut.

Baltasar Gracián y Morales

3. Zeige das Problem und führe zur Lösung

Wenn dein Projekt ein Problem löst, musst du dieses Problem benennen.

Sonst fehlt deinem Publikum ein wichtiger Grund, warum es dein Projekt überhaupt braucht.

Aber bleibe nicht zu lange beim Problem.

Angenommen, dein Verein kümmert sich um ältere Menschen, die zunehmend vereinsamen.

Dann kannst du erklären, was Einsamkeit für diese Menschen bedeutet.

Aber irgendwann muss die entscheidende Wendung kommen:

Was tut ihr dagegen?

Welche konkrete Lösung bietet euer Projekt?

Was verändert sich dadurch?

Menschen sollen nach deiner Präsentation nicht nur denken:

„Das ist wirklich schlimm.“

Viel stärker wäre:

„Gut, dass jemand etwas dagegen tut.“

Und im besten Fall:

„Dabei möchte ich helfen.“

Die Gewissheit, zu wissen, dass ich es nicht weiß, verhilft mir zur Lösung des Problems.

Adrian Peivareh

4. Mach deutlich, warum dieses Projekt wichtig ist

„Wir organisieren zweimal pro Woche einen Treff für Jugendliche.“

Das beschreibt eine Aktivität.

Aber noch nicht ihre Bedeutung.

Was verändert dieser Treff?

👉Vielleicht entstehen Freundschaften.

👉Vielleicht finden Jugendliche dort Ansprechpartner für ihre Probleme.

👉Vielleicht entdecken sie Fähigkeiten, die ihnen vorher niemand zugetraut hat.

👉Vielleicht verhindert der Treff, dass einzelne Jugendliche den Anschluss verlieren.

Genau darum geht es.

Beschreibe nicht nur, was ihr tut. Zeige, was dadurch möglich wird.

Das gilt besonders, wenn du vor möglichen Spendern oder Unterstützern sprichst.

Sie unterstützen letztlich nicht eure Termine, Sitzungen oder Arbeitsgruppen.

Sie unterstützen die Veränderung, die dadurch entsteht.

Möglich ist, was man möglich macht.

Ulrich Wiegand-Laster

5. Sprich als Experte, nicht wie ein Bittsteller

Dieser Punkt ist mir besonders wichtig.

Wenn Ehrenamtliche ihr Projekt vor möglichen Unterstützern präsentieren, entsteht schnell eine ungünstige Rollenverteilung.

Auf der einen Seite sitzt jemand, der Geld oder Unterstützung geben könnte.

Auf der anderen Seite stehst du und möchtest etwas haben.

Und plötzlich fühlst du dich wie ein Bittsteller.

Aber bist du das wirklich?

👉Du kennst das Projekt.

👉Du kennst die Menschen, um die es geht.

👉Du kennst die Herausforderungen.

👉Du weißt, was funktioniert und was nicht.

Vielleicht beschäftigst du dich seit Jahren mit einem Thema, von dem dein Gegenüber erst seit zehn Minuten hört.

Du hast also etwas Wertvolles mitgebracht:

Erfahrung und Fachwissen.

Natürlich solltest du weder arrogant auftreten noch Probleme schönreden.

Aber du darfst mit der Sicherheit eines Menschen sprechen, der weiß, wovon er redet.

Du bittest nicht einfach um Geld.

Du stellst eine Möglichkeit vor, gemeinsam etwas zu verändern.

Das ist ein großer Unterschied.

Ein Experte ist ein Mensch, der von bestimmten Dingen mehr weiß und es besser ordnet.

6. Weniger Folien, mehr Mensch

PowerPoint kann eine wunderbare Unterstützung sein.

Es kann aber auch zur wunderbaren Einschlafhilfe werden.

Vor allem dann, wenn jede Folie mit Text, Zahlen, Diagrammen und Stichpunkten vollgepackt ist.

Deine Folien sollten deine Präsentation unterstützen.

Sie sollten sie nicht übernehmen.

Wenn auf der Leinwand bereits alles steht, was du sagst, braucht dein Publikum dich eigentlich nicht mehr.

Überlege deshalb bei jeder Folie:

Warum brauche ich sie?

👉Vielleicht zeigt ein einziges Foto die Situation besser als sieben Stichpunkte.

👉Vielleicht macht eine einfache Zahl die Dimension des Problems deutlich.

👉Oder ein kleines Diagramm zeigt eine Entwicklung, für deren Erklärung du sonst mehrere Minuten benötigen würdest.

Und manchmal ist die beste Folie:

gar keine Folie.

Dann schauen die Menschen nämlich dich an.

Lieber Klarsicht als Folie…

Brigitte Fuchs

7. Mach dein Projekt durch Geschichten und Beispiele konkret

Zahlen können beeindrucken.

Geschichten können berühren.

„120 Jugendliche haben im vergangenen Jahr an unserem Projekt teilgenommen.“

Das ist eine wichtige Information.

Aber wer sind diese 120 Jugendlichen?

Vielleicht kannst du – selbstverständlich unter Wahrung der Privatsphäre – von einem davon erzählen.

Von einem Jugendlichen, der zum ersten Mal zu euch kam.

Was war seine Situation?

Was hat er bei euch erlebt?

Und was hat sich verändert?

Plötzlich bekommt die Zahl 120 ein Gesicht.

Du musst daraus kein großes Drama machen.

Oft reicht eine kleine, konkrete Begebenheit.

Denn Menschen erinnern sich selten an jede Zahl einer Präsentation.

An einen Menschen und seine Geschichte erinnern sie sich häufig sehr viel länger.

Worte sind Zwerge, Beispiele sind Riesen.

8. Sprich verständlich und mach das Zuhören angenehm

Jeder Verein entwickelt mit der Zeit seine eigene Sprache.

Abkürzungen, Projektnamen, Fachbegriffe und Formulierungen, bei denen intern jeder sofort weiß, was gemeint ist.

Für Außenstehende kann das ganz anders aussehen.

Sie verstehen vielleicht nur die Hälfte.

Und kaum jemand unterbricht eine Präsentation mit den Worten:

„Entschuldigung, ich habe gerade überhaupt keine Ahnung, wovon Sie sprechen.“

Die Menschen nicken höflich.

Und steigen innerlich aus.

Versuche deshalb, dein Projekt so zu erklären, dass auch jemand folgen kann, der euren Verein kaum kennt.

Verwende einfache Wörter.

Erkläre Fachbegriffe, wenn sie notwendig sind.

Nutze Vergleiche und Bilder.

Und erlaube dir durchaus etwas Humor, wenn er zu dir und zum Thema passt.

Verständlichkeit bedeutet nicht, dein Publikum zu unterschätzen.

Verständlichkeit bedeutet, es ernst zu nehmen.

Heutzutage heißt verständlich sein so viel wie auffallen.

Oscar Wilde

9. Bereite nicht nur deine Präsentation vor, bereite deinen Auftritt vor

Die Folien sind fertig.

Das Manuskript auch.

Also bist du vorbereitet.

Wirklich?

Zu einer guten Vorbereitung gehört mehr.

Wie sieht der Raum aus?

Wo wirst du stehen?

Wie groß ist die Entfernung zum Publikum?

Brauchst du ein Mikrofon?

Funktioniert die Technik?

Wie viel Zeit hast du tatsächlich?

Wer sitzt vor dir?

Welche Fragen könnten gestellt werden?

Was machst du, wenn eine Folie nicht erscheint oder die Technik komplett ausfällt?

Und vor allem:

Wie beginnst du deine Präsentation und wie beendest du sie?

Wenn es möglich ist, sei frühzeitig vor Ort.

Schau dir den Raum an.

Teste die Technik.

Sprich vielleicht schon mit einigen Menschen, die später im Publikum sitzen.

Was dir vertraut ist, kann dir später weniger Nervosität bereiten.

Ein souveräner Auftritt beginnt deshalb nicht mit deinem ersten Satz.

Er beginnt lange vorher.

Sein Jahrhundert kann man nicht verändern, aber man kann sich dagegen stellen und glückliche Wirkungen vorbereiten.

Johann Wolfgang von Goethe

Ein gutes Projekt verkauft sich nicht automatisch selbst

Wer viel Zeit und Herzblut in ein ehrenamtliches Projekt steckt, kann leicht glauben:

Wenn die Menschen erst einmal sehen, was wir alles leisten, werden sie schon verstehen, wie wichtig unsere Arbeit ist.

Leider funktioniert das nicht immer.

Ein gutes Projekt braucht auch jemanden, der seine Bedeutung vermitteln kann.

Menschen können nur unterstützen, was sie verstehen.

Und sie engagieren sich eher für etwas, dessen Bedeutung sie nicht nur sachlich verstanden, sondern auch gespürt haben.

Deshalb musst du bei deiner nächsten Projektvorstellung nicht alles erzählen, was du weißt.

Konzentriere dich auf das, was dein Publikum wissen muss.

👉Komm auf den Punkt.
👉Zeige die Bedeutung.
👉Mach die Wirkung sichtbar.
👉Und gib deinem Publikum einen Grund, sich für euer Projekt zu interessieren.

Dann wird aus einer Präsentation vielleicht mehr als eine Präsentation.

Vielleicht wird daraus der Beginn einer neuen Unterstützung.

Welche dieser neun Regeln fällt dir bei einer Projektvorstellung am schwersten?

Erschaffe so viele komplexe Projekte wie du willst. Aber die Anordnungen, die du für ihre Umsetzung gibst, sollten einfach und klar sein.

Napoleon I. Bonaparte

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Titelbild von Depositphotos.