Ehrenamtliche sind der Motor der Vereine. Sie schenken

ihre Zeit,

ihre Erfahrung,

ihr Können und

ihr Wissen.

Diese Menschen erwarten als Gegenleistung eine Strategie, die ihnen erlaubt, Mehrwert zu liefern sowie die Missionen des Vereins zu erfüllen. Hier findest du 9 Punkte, was neue Ehrenamtliche sich erwarten:

1. Geschichte und Entwicklung

Seit wann besteht der Verein, die Organisation? Mit wie viel und mit welchen Personen hat man begonnen?  Sind diese Leute noch aktiv? Welche Anekdoten gibt es? Diese und weitere Informationen sind wichtig, damit neue Ehrenamtliche sich einen Überblick verschaffen können. Es erleichtert ihnen die Integration in den Verein. Ehrenamtliche die seit Jahren oder Jahrzehnten im Verein aktiv tätig sind, können die Aufgabe übernehmen, diese Informationen zu vermitteln. Interessant sind auch Tätigkeitsberichte auf die jeder zurückgreifen kann.

2. Mission, Vision und Werte

Die Mission, die Vision und die Werte eines Vereins sind richtungsweisend. Es ist bedeutsam, dass Ehrenamtliche verstehen, was die ausschlaggebenden Argumente waren, die zur Gründung führten? Wie wurde gestartet, wo stehen wir heute und wohin soll es in Zukunft gehen? Diese Art von Information hilft dem Ehrenamtlichen sich im Verein einzuleben.

Eine wichtige Aufgabe für jeden Teamleader besteht darin, die Mission, die Vision und die Werte regelmäßig zu wiederholen. Es erinnert die Ehrenamtlichen an ihre Beweggründe hier mitzuwirken. Somit sind sie loyaler, motivierter, zuverlässiger, engagierter.

3. Unterlagen

Der Freiwillige will wissen, welche Verantwortungen er zu übernehmen hat. Was erwartet mich und wie ist es auszuführen? All diese Fragen lassen sich leicht beantworten mit Leitfäden, Handbüchern oder einer Dienstordnung, je nach Verein. Hierin findet jeder alles was er braucht; von Tätigkeitsbeschreibung, über Arbeitsgeräte, bis hin zu eventuellen Schulungen, die es dem Ehrenamtlichen erlauben, seinen Job auszuüben.

Beispiel: Einem Ehrenamtlichen wurde die Aufgabe zugeteilt die Abfallbehälter während einer Veranstaltung zu entleeren.

Vage Erläuterung: „Du bist beauftragt die Abfallbehälter zu leeren.“

Klare Erläuterung: „Du bist beauftragt die Abfallbehälter auf dem Gelände zu leeren. Es gibt 9 Abfallbehälter. Sie befinden sich hier (es gibt einen Plan mit den jeweiligen Mülleimern). Entleere sie stündlich. Trage die vollen Müllsäcke zum Müllcontainer an der Rückseite dieses Gebäudes (ist im Plan eingezeichnet). Die Müllsäcke und die Handschuhe findest du im Wandschrank beim Pförtner (Plan). Deine Schicht beginnt in einer halben Stunde und dauert bis 18:00 Uhr. Bei irgentwelchen Fragen oder wenn du Hilfe brauchst bei schweren Müllsäcken, wende dich an unseren Informationsstand (Plan) und frage nach Kevin. Hast du jetzt noch eine Frage?“

Eine klar definierte Arbeitsbeschreibung, genaue Zeitangaben und eine Kontaktperson sind ausschlaggebend für eine gelungene Organisation.

4. Weiterentwicklung

Engagierte Ehrenamtliche schätzen es, wenn sie Möglichkeiten angeboten bekommen, sich weiter zu entwickeln in ihrer Rolle. Vereine oder Organisationen mit vielen Ehrenamtlichen sollten regelmäßig darauf achten, Gelegenheiten zu neuen Führungsposten anzubieten und zu fördern.

Um ehrenamtliche Arbeit anzuerkennen und Ehrenamtliche zu motivieren, muss das Angebot bestehen sich einzubringen. Es muss möglich sein, seine Ideen, Vorschläge und Gedanken zu vermitteln.

Bedenke, nicht jeder Ehrenamtliche ist an mehr Verantwortung oder Karriere interessiert. Sprich gezielt Mitglieder an, die ein Interesse an Weiterentwicklung zeigen und konzentriere dich auf diejenigen, die das Potential dazu haben.

5. Kommunikation

Die Kommunikation wird immer wichtiger. Ehrenamtliche sind Personen mit ausgelastetem Leben. Um zu vermeiden, dass wichtige Informationen nicht oder zu spät an die Ehrenamtlichen übermittelt werden, benötigt der Verein eine durchdachte Kommunikationsstruktur. Ein wichtiger Punkt ist eine einheitliche Form des internen Kommunikationsflusses. Ehrenamtliche mögen es, zu wissen, wann deine Information verschickt wird und über welche Kanäle sie vermittelt wird. Der Mensch ist nun mal ein Gewohnheitstier.

Beispiel: Es muss möglich sein, dass der Termin- oder Einsatzplan für Ehrenamtliche, je nach Wunsch, wöchentlich, monatlich oder pro Trimester verteilt wird. Wichtig ist, dass der Ehrenamtliche die Information zu angemessener Zeit erhält und somit weiß, wann er, wofür, gebraucht wird.

6. Teamentwicklung

Die Einsatzbereitschaft von Ehrenamtlichen hängt stark davon ab wie der interne Umgang untereinander ist, wie das gemeinsame Verständnis  ist, wie man sich im Team einbindet. Sich in einer Gruppe aufgenommen zu fühlen, ist ein sehr starker Motivator. Integration liefert das Umfeld für einen positiven sozialen Austausch.

Erschaffe ein Teamumfeld wo Ehrenamtliche gut miteinander auskommen und gemeinsam ihre Aufgaben leistungsfähig umsetzen.

7. Gut umgehen mit der Zeit

Das wichtige Gut, Zeit, stellen Ehrenamtliche zur Verfügung. Da ist es selbstverständlich, diese Zeit sinnvoll zu nutzen. Wenn Mitglieder für eine Aufgabe eingesetzt werden, wollen sie produktiv sein. Das erfordert von den Verantwortlichen, dass genügend Personal zur Verfügung steht um die Aufgabe auszuführen. Demgegenüber wird erwartet, dass genügend Aufgaben für die anwesenden Mitglieder anstehen, um diese sinnvoll zu beschäftigen.

Es ist wichtig, sich im Vorfeld Gedanken über die Arbeitsaufteilung zu machen. Ideal ist ein Plan in dem steht welche Vorarbeit zu leisten ist um die Aufgabe zu erledigen, die Materialien die benötigt werden, die ungefähre Zeit, die dafür vorgesehen ist und wer die Leitung übernimmt.

Wird die Zeit zu sehr über- oder unterschätzt, hat das negative Auswirkungen – besonders bei Überschreitung, wenn der Ehrenamtliche noch anderen beruflichen oder familiären Verpflichtungen nachzukommen hat.

Es ist jedem bewusst, dass es Leute gibt, die besser organisiert sind als andere. Du wirst mir zustimmen, dass jeder eine klar strukturierte Organisation mit Systemen und Prozessen schätzt.

Permanentes Chaos frustriert den gelassensten Ehrenamtlichen und führt nicht zu einem Vertrauen aufbauenden Miteinander.

Beispiel: Drei Ehrenamtliche haben sich gemeldet um Flugblätter zu verteilen. Vorgesehen ist die Zeitspanne von 18:00 bis 20:00 Uhr. Bei deren Ankunft ist es wichtig, dass jemand da ist der sie empfängt, begrüßt und ihnen die Flugblätter mit allen Informationen aushändigt, sowie eine Telefonnummer  mitteilt, die sie bei Problemen anrufen können.

Wenn die drei antreten und niemand ist präsent der Bescheid weiß, oder niemand hat ihnen gesagt, dass es noch nicht möglich ist, die Flugblätter zu verteilen, da sie noch nicht gedruckt sind, stellen neue Ehrenamtliche sich berechtigte Fragen zu ihrer Zukunft im Verein.

8. Anerkennung

Jeder Ehrenamtliche erwartet, dass die Zeit, die er investiert, anerkannt wird und er als wertvoller Teil der Organisation akzeptiert ist – auch wenn er das nie ausspricht. Es ist die Pflicht jeder Führungskraft dem Ehrenamtlichen gegenüber Achtsamkeit zu schenken und seine Bemühungen wert zu schätzen. Informationsvermittlung hat nicht auf Kosten der Zeit zu gehen. Heute stehen viele Möglichkeiten zur Verfügung, die von jedem beherrscht werden, wie E-Mail, SMS, soziale Medien, abhängig von der Struktur des Vereins.

Beispiel: Ein Ehrenamtlicher der sein Antragformular ausgefüllt hat erhält die Bestätigung, dass er bis Ende der Woche zu einem Interview eingeladen wird. Drei Wochen sind bereits vergangen. Der Ehrenamtliche wartet immer noch darauf kontaktiert zu werden. Er stellt sich die berechtigte Frage: soll ich wirklich noch einmal nachfragen?

9. Feed-Back

Dies ist ein wichtiger Punkt. Engagierte Ehrenamtliche erwarten sich in den Verbesserungsprozess mit eingebunden zu werden. Sie wünschen sich Gelegenheiten, ihre Vorschläge vorzubringen. Es interessiert sie, wie bedeutsam ihre Ideen sind. Sie sind es, die meistens an der Front arbeiten und am besten wissen, wie der Job richtig auszuführen ist.

Ehrenamtliche haben oft andere Sichtweisen. Sie können eine Menge Ideen freisetzen. Sie tragen dazu bei, dass sich der Verein ständig verbessert. Das Umsetzen seiner Idee löst beim Ehrenamtlichen einen gehörigen Motivationsschub aus.

Fazit

Sich bewusst machen, was Ehrenamtliche erwarten, als Ersatz für ihr Engagement, ist ein wichtiger Schritt, um sicher zu stellen, dass sie positive ehrenamtliche Erfahrungen erleben. Im Verein eine Kultur zu entwickeln, die dazu führt, dass regelmäßig neue Ehrenamtliche hinzustoßen, wirkt sich nicht nur positiv auf die Mitglieder aus. Sie beeinflusst ebenfalls die Menschen mit denen die Ehrenamtlichen, in der Ausführung ihrer Aufgaben, regelmäßigen Umgang pflegen.

 

Was tut deine Organisation, um eine Kultur zu erschaffen, welche den ehrenamtlichen Einsatz fördert? Kennst du weitere Erwartungen von Ehrenamtlichen, die hier nicht aufgelistet sind? Teile uns dein Wissen im Kommentar mit.

 

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