Wann war das letzte Mal, wo du etwas zum ersten Mal getan hast? Auf diese Frage lautet meine klare Antwort: „Ich habe letzte Woche mein allererstes Live-Webinar gehalten!“ Und ich kann behaupten, ich habe viel hinzugelernt.

Ich traf Anfang März meine Entscheidung, ein Live-Webinar zum Thema „Als Ehrenamtlicher souverän vor Publikum reden“ abzuhalten. Zu dem Zeitpunkt war es, als würde ich im Nebel stochern. Ich hatte mich entschlossen, etwas anzugehen, über das ich keine vollständige Kontrolle hatte und für das ich eindeutig nicht die Fähigkeiten besaß.

Obwohl ich selbst an vielen Live-Webinaren als Zuschauer teilgenommen hatte, war dies eine Premiere. Vielleicht kennst du diesen Zustand? Das flaue Gefühl im Bauch, die Anspannung und die zitternden Knie.

Dies waren die Momente, in denen ich mir viele Fragen stellte:

• Bin ich fähig dazu?
• Ist es das wirklich wert?
• Welches Risiko gehe ich ein, mich auf diese Herausforderung einzulassen?
• Ist dies das richtige Projekt für mich?
• Wofür mache ich das eigentlich?
• …

Das Wissen, dass es viele engagierte Freiwillige in gemeinnützigen Organisationen oder Vereinen gibt, die große Hemmungen haben, frei vor Publikum zu reden, half mir sehr bei der Entscheidung dieses Live-Webinar abzuhalten.

Ich machte mir keine Illusionen und mir war von Beginn an klar: Das wird kein Ponyhof.

Also musste ein Plan her.

In diesem Blogartikel teile ich dir mit,

• wie ich mich vorbereitete
• wie das Live-Webinar abgelaufen ist und
• was ich dabei gelernt habe. 

Der Zeitplan für das Live-Webinar

Ich hatte den Fahrplan so festgelegt, dass mir genügend Zeit für die Vorbereitung des Ereignisses zur Verfügung stand. Meine Vorlaufzeit betrug etwas mehr als zwei Monate.

Ich hatte mich für Pfingstdienstag entschieden. In Echternach, da wo ich wohne, gilt dieser Tag als Feiertag. Dort findet jedes Jahr die Springprozession – ein UNESCO-Weltkulturerbe – statt. Da dieses Event wegen COVID, genau wie letztes Jahr abgesagt wurde, dachte ich, da würde ein Live-Webinar genau richtig passen.

Die Zielsetzung

Wenn du ein regelmäßiger Leser meiner Blogartikel oder meines Newsletters bist, weißt du, wie wichtig eine Zielsetzung ist. Da ich keinerlei Erfahrung hatte, fixierte ich mir Ziele auf der Grundlage von Annahmen, was ich erreichen konnte. Ich erhoffte mir:

• 50 Einschreibungen. Idealerweise 50 % davon Neukontakte.
• 50 % der Eingeschriebenen würden am Live-Webinar teilnehmen.
• Mehr Likes, Kommentare und geteilte Posts auf meiner Facebook-Seite.
• Höhere Öffnungsrate meiner Newsletter.

Jeder Erfolg lehrt die Theorie der Zielsetzung.

Franz Schmidberger

Bewerbung

Damit ich meine Zielsetzung erreichen würde, habe ich beschlossen, das Live-Webinar zu bewerben. Dabei begrenzte ich mich ausschließlich auf organische Reichweite auf Facebook. Darunter versteht man bei Facebook: „Der Begriff „organische Reichweite“ bezeichnet die Anzahl der Personen, auf deren Bildschirm unbezahlte Beiträge von deiner Seite angezeigt wurden“.

Diese Entscheidung führte dazu, dass ich meine Posts auf meiner Facebook-Seite genauso wie auf meinem Profil so verfasste, dass sie meine Leser zu meiner Webinareinschreibung hin orientieren sollten.

Auf meiner Facebookseite profitierte ich von der Möglichkeit, eine Veranstaltung erstellen zu können. Über diese Option erhielt jeder Interessent zusätzliche Informationen zum Live-Webinar.

Das Titelbild meiner Facebook-Seite, das ich für das Webinar erneuerte, enthielt auch einen Link zum Einschreibformular.

Auf meiner Webseite verfasste ich eine Landing-Page. Hier konnte man sich für das Webinar einschreiben. Zusätzlich wurde der Interessent in meinen Newsletter-Verteiler aufgenommen.

Ein weiterer Schritt bestand darin, dass ich mich an meine bestehenden Kontakte wendete. Sie erhielten alle personalisierte E-Mails, versendet mit allen Informationen zum Live-Webinar. 

Für all diese Bewerbungen erstellte ich mir einen Redaktionsplan. Er sah vor, an welchem Tag ich welchen Post/Newsletter plante und über welchen Kanal (Newsletter, Facebook-Profil, -Seite oder -Veranstaltung) diese Informationen verteilt würden.

In den ersten beiden Wochen bemerkte ich, dass sich meine Reichweite auf Facebook nicht wesentlich verbesserte. Also suchte ich nach anderen Möglichkeiten. Dabei stieß ich auf eine Information, dass Videos auf Facebook die Reichweite erhöhen sollen.

Ich kam ins Gespräch mit Kirsten Katzenmayer und wir beschlossen uns gegenseitig über Zoom zu interviewen. Herauskam ein Video, das über 15 Minuten dauerte und 279 Aufrufe kannte. Das war fantastisch. Also mehr Video!

Da ich keine andere Möglichkeit sah, als ein Video mit meinem Smartphone aufzunehmen, probierte ich diese Möglichkeit aus. Ich wurde überrascht. Nicht von der Qualität meines ersten Videos. Nein, von der Anzahl der Likes als auch von der Menge der Kommentare und den positiven Feedbacks.

Da ich sehr begrenzt war, was mein technisches Material anbelangte, stand der nächste Schritt an:

Materialanschaffung

Sowohl bei meinem Smartphonevideo als auch beim Videointerview wurde klar, dass die Qualität mit meinem bestehenden Material sehr schlecht war. Es reicht nicht aus, mit dem Mikrofon und der Kamera meines Laptops einigermaßen hochwertige Videos aufzunehmen. Dazu kam, dass ich keinerlei angepasste Beleuchtung besaß und mein Hintergrund mehr ablenkte, als dass er abgestimmt war. Also musste auch noch ein Greenscreen her.

Was jetzt noch fehlte, war eine Plattform, über die ich das Webinar übertragen konnte. Meine Wahl fiel auf Zoom. Mit diesem System hatte ich bereits praktische Erfahrung gesammelt, als Teilnehmer. Ich hatte bis dahin einen kostenfreien Account.

Für das Webinar musste ich upgraden. Ich hatte die Wahl zwischen Zoom-Meeting und Zoom-Webinar. Ich entschied mich für Ersteres.

Aus der bisherigen Grundlagenforschung musste ich mich auf ein höheres Zoom-Niveau hocharbeiten. Da erst merkt man, welche ungeahnten Möglichkeiten Zoom beinhaltet.

Bei diesem System hat man beispielsweise die Möglichkeit, einen Co-Host zu ernennen, der einen während dem Webinar tatkräftig unterstützen kann. Kirsten sagte zu, diese Aufgabe zu übernehmen.

Ich war stolz wie Bolle. Jetzt konnte das Webinar in Angriff genommen werden.

Eine Woche vor dem Live-Webinar

Ich habe meine bereits vorbereiteten Folien noch angepasst.

Kamera, Mikrofon, Beleuchtung und Greenscreen standen bereit und warteten auf ihren Auftritt.

Ich organisierte mit Freunden und Bekannten einige Zoom-Trockenübungen. Dabei konnte ich mich mit der Software und dem Material familiarisieren. Nach ersten Pannen und Missgeschicken lief es immer besser.

Mit Kirsten testete ich den Ablauf und wir übten

• das Starten des Webinars,
• den Einlass der Teilnehmer,
• die Bildschirmfreigabe
• den Moderatorenwechsel
• das Einbringen von Umfragen.

Somit baute ich mir ausreichend Selbstvertrauen für das Live-Webinar auf. Ich begann mich zu beruhigen und zuversichtlich auf das Ereignis vorauszuschauen.

Am Webinartag

Den Redaktionsplan führte ich akribisch bis zum letzten Tag durch. Am Webinartag erhielten alle Interessenten zehn respektive zwei Stunden vor Beginn eine Erinnerungs-E-Mail bzw. Posts in die Facebook-Veranstaltung. Hierin vermittelte ich den Link zum Webinar. Dazu gab es eine kurze Beschreibung für diejenigen, die noch nie mit Zoom gearbeitet hatten.

Ich hatte für mein Webinar zwei Umfragen vorbereitet, damit die Teilnehmer ermutigt wurden, aktiv mitzuarbeiten.

Zusätzlich hatte ich einige Fragen im Vorfeld an Teilnehmer geschickt, um das Gespräch während der Fragen und Antworten nach meiner Präsentation zu beginnen. Dies für den Fall, dass es zu einem Totpunkt kommen sollte.

Aus meiner Webinar-Erfahrung war mir bewusst, dass sich die Teilnehmer scheuen, ihre Fragen gleich zu Beginn einer F&A Sitzung zu stellen. Die Vorbereitung einiger Startfragen gibt dem Publikum die Möglichkeit, sich etwas zu überlegen, und ermutigt es zur Teilnahme.

Ich loggte mich eine halbe Stunde vor dem Live-Webinar ein. Um 19:00 starteten wir pünktlich und Kirsten gab den wartenden Teilnehmer den Zugang frei.

Nach einer kurzen Einführung mit einigen Informationen zum Ablauf und zum Datenschutz startete ich die Aufnahme und begann mein erstes Live-Webinar.

Im Anschluss an die Präsentation stoppte ich die Aufnahme. Daraufhin folgte noch eine interessante Fragerunde, ohne dass vorgefasste Fragen eingebracht werden mussten.

Nach dem Live-Webinar

Zuerst habe ich mich bei Kirsten, meinem Co-Host, bedankt. Sie hat mich fantastisch unterstützt, sowohl vor wie während als auch nach dem Webinar.

Sie hat das Video sofort nach dem Webinar heruntergeladen, bearbeitet und auf ihrer Youtube-Seite veröffentlicht. Für mich unmöglich, da ich noch keinen eigenen Account bei Youtube habe. Das steht noch an bis Ende des Jahres.

Ich habe am darauffolgenden Tag diesen Link an all diejenigen, die sich für das Webinar angemeldet oder daran interessiert waren, verschickt. In diesem Post habe ich mich auch bei allen bedankt, die sich dabei aktiv eingebracht hatten.    

Nach alledem war dieses Live-Webinar ein Erfolg?

Die kurze Antwort darauf: Ja!

Die etwas längere Antwort: Ja, aber ich muss noch viel lernen.

Die lange Antwort: Im Folgenden sind 6 Lektionen aufgeführt, die ich für mich aus meinem ersten Webinar gelernt habe. Du kannst sie nutzen, um bei deinem ersten Webinar einen Schritt voraus zu sein. Ich werde mich auf jeden Fall bei meinem nächsten Webinar darauf berufen.

Das Geheimnis des Erfolgs ist anzufangen

Mark Twain

Lektion 1: Nicht alle registrierten Teilnehmer werden tatsächlich teilnehmen

Ich hatte ungefähr 140 Leute, die sich für das Webinar angemeldet hatten. Das war wesentlich mehr als die 50, die ich mir als Ziel gesetzt hatte. Es erschienen tatsächlich nur 18. Dabei hatten sich sechs Leute im Vorfeld abgemeldet.

Webinare vergisst man viel leichter als Präsenz-Veranstaltungen, insbesondere wenn die Leute wissen, dass sie danach sowieso auf die Aufzeichnung zugreifen können. Es gibt viele Leute, die registrieren sich für Webinare mit der Absicht, nicht teilzunehmen, sondern stattdessen die Aufzeichnung anzusehen.

Ich werde bei zukünftigen Webinaren nicht im Voraus ankündigen, dass es im Anschluss eine Aufzeichnung geben wird. Immerhin gab es noch 30 Videoaufrufe, was mich dann doch sehr erfreute.

Im Endeffekt entsprach die Teilnehmerquote ungefähr 20 %.

Lektion 2: Wenn du dein Live-Webinar nur bei bestehenden Kontakten bewirbst, werden sich auch nur bestehende Kontakte registrieren

Eines meiner Ziele war, eine Neukontaktquote von 50 % zu erreichen. Dieses Ziel habe ich mit 34 % nicht erreicht.

Mir wurde bewusst, dass mein Hauptkanal die bestehenden Kontakte war, daher überraschte es mich nicht allzu sehr, als ich mir die Zahlen ansah. Aber es hat mir klar gemacht, dass ich andere Wege in Betracht ziehen muss, neue Kontakte für meine zukünftigen Webinare zu gewinnen.

Was mein Ziel für die Newsletter-Öffnungsrate betrifft, so konnte ich feststellen, dass sie von 56,4 % auf 63,1 % stieg. Ein Trend, den ich beibehalten und verbessern will.

Da ich auch in Zukunft von bezahlter Werbung absehen werde, konzentriere ich mich mehr auf Kooperationspartner und werde verstärkt kurze thematische Videos aufnehmen.

Lektion 3: Die Zeit vergeht wie im Flug

Damit meine ich erst einmal die Zeit vom Moment der Entscheidung bis zum Tag des Webinars. Zum anderen aber auch die Zeit während des Webinars.

Ich hatte eine Stunde Live-Webinar mit anschließenden Fragen und Antworten vorgesehen. Die Einleitung, die ich nicht aufzeichnete und das Webinar dauerten viel länger, als ich eingeplant hatte.

Was mich aber erfreute, war, dass noch 8 Teilnehmer mit mir in die Verlängerung gingen. Es entwickelte sich ein interessanter Austausch, der mir weitere wichtige Erkenntnisse brachte.

Ein Thema war beispielsweise die Sprache, in der ich das Webinar abhielt. Es führte dahin, dass ich in Zukunft die Webinare zweimal anbiete. Einmal in luxemburgischer Sprache und einmal in Deutsch. Die Verteilung der Interessenten für das Webinar ergab: 30 % waren deutschsprachig.

In Zukunft darf ich während des Webinars nicht mehr so viel ausschweifen. Bei mir blitzten immer wieder Ideen oder Beispiele auf, die ich dann einbaute – manche waren einfach zu lang.

Mir wurde auch mitgeteilt, dass meine Sichtbarkeit durch Fotos in meiner Präsentation gefehlt haben. Ich bin bereits eifrig am Suchen.

Lektion 4: Es ist wichtig, das Publikum mit einzubeziehen

Im Nachhinein wurde mir klar, dass wenn ich mein Publikum besser miteinbeziehe, ich deren Aufmerksamkeit und somit die Lernerfahrung verbessern kann. Dies wurde mir während den Fragen und Antworten bewusst.

Ich hatte zwei Teilnehmerumfragen eingebaut. Den Chat schloss ich, als ich meine Präsentation startete. Ich wollte nicht durch das Aufklappen des Chatfensters von meinem Vortrag abgelenkt werden.

In meinen folgenden Webinaren werde ich aber ein größeres Gewicht auf die Interaktion mit den Teilnehmern legen.

Lektion 5: Fixiere dich auf einen „Avatar“

Ich kann dir sagen, dass ich zu Beginn des Webinars doch sehr nervös war. Was sich wiederum als ein positives Zeichen darstellte. Es zeigte mir nämlich, wie wichtig es für mich war, dieses Webinar anzubieten.

Als Kirsten, mein Co-Host, die Teilnehmer ins Webinar einließ und ich die Namensliste ansah, hatte ich ein gutes Gefühl. Ein guter Freund von mir figurierte unter den Teilnehmern. Das führte dazu, dass ich mich auf ihn fokussierte, und es kam mir vor, als würde ich das Webinar nur für ihn vortragen.

Das erfüllte mich wirklich mit Ruhe und einer großen Gelassenheit. Mein Tipp: Versuch bei deinem nächsten Webinar dich auf eine Person zu konzentrieren und dir vorzustellen, nur für diese zu präsentieren.

Lektion 6: Geh es einfach an und hab Spaß dabei!

Wenn du mit dem Gedanken spielst, ein Webinar durchzuführen, denk nicht weiter nach – tu es einfach. Nimm deinen ganzen Mut und leg los. Fortschritt erlangst du erst, wenn du mutige Maßnahmen ergreifst.

Stress dich nicht zu viel damit. Betrachte es als Gelegenheit, dein Wissen mit anderen zu teilen.

Fehler gibt es nicht, nur Lektionen.

Zusammenfassung

Ich hoffe, dass die sechs Lektionen, die ich in diesem Beitrag beschrieben habe, dir helfen werden, taktischer darüber nachzudenken, wie du dein erstes/nächstes Webinar planst und dich dabei unterstützen, deine Ziele erfolgreich festzulegen und zu erreichen.

Vielleicht bist du ja ein Webinar Experte? Dann würde ich mich freuen, wenn du mir auf folgende Frage in den Kommentaren antworten würdest: Welchen zusätzlichen Rat würdest du mir geben, um ein erfolgreiches Webinar durchzuführen?

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