Du bekommst keine 2. Chance für einen 1. guten Eindruck

Die Gesellschaft ändert sich, somit auch das Ehrenamt. Ich erzähle dir nichts Neues, wenn ich behaupte, dass die Zahl von neuen Ehrenamtlichen, die uns die Türen einrennen, ganz gering ist (bei jenen wo das anders ist, sollen sich bei mir melden, ich gebe ihr Rezept gerne hier weiter).

Du hast in der Werbung das neueste Modell deiner Automarke gesehen. Das Platzangebot reicht für die ganze Familie, die Ausstattung und die Motorleistung stimmen, dein Budget reicht auch aus. Gehst du nun zum Autohändler und kaufst das Auto sofort? Sicher nicht. Du hast noch eine Menge Fragen, willst zusätzliche Informationen, möchtest dich in das Auto setzen, es riechen, eine Probefahrt machen. Du überlegst dir vielleicht noch, welche Ausstattungen du zukaufen willst. Erst, wenn das alles geklärt ist, entscheidest du dich für den Kauf. Den interessierten Ehrenamtlichen ergeht es ähnlich, wenn sie deinem Verein beitreten wollen.

Unsere Aufgabe besteht darin, sicherzustellen, dass potenzielle Ehrenamtliche die besten Voraussetzungen in unserem Verein, unserer Organisation finden. Um das zu erreichen, müssen wir unsere Einstellungsprozedur verbessern bzw. anpassen. Wenn wir es schaffen, die neuen Ehrenamtlichen freundlich, anerkennend und respektvoll zu uns einzuladen, zu begrüßen und einzuführen, stehen die Chancen gut, engagierte neue Ehrenamtliche zu gewinnen. Wie wir alle wissen, von zufriedenen, aufgeklärten und motivierten neuen Ehrenamtlichen profitieren Vereine und Organisationen in allen Bereichen.

Ein ausgereiftes Orientierungsprogramm

Mir ist bewusst, dass Verantwortliche im Ehrenamt meistens sehr stark eingedeckt sind mit Alltagsarbeiten, Projekten, Organisation usw. Da fällt es niemandem ein, sich ein weiteres Projekt das „Rekrutierungsprozedur von Ehrenamtlichen aufbauen bzw. überarbeiten“ heißt, aufzuhalsen. Meiner Meinung nach sollte man sich aber mit dieser Thematik eingehend beschäftigen, ist doch der Nutzen für den Verein oder die Organisation nicht zu unterschätzen.

Im Folgenden zähle ich dir acht Wege auf, die es ermöglichen, neuen Ehrenamtlichen eine optimale Orientierung zu geben. Sie helfen sicherzustellen, dass die neuen Ehrenamtlichen eine erste, für sie bedeutungsvolle Erfahrung machen, die dann später deinem Verein oder deiner Organisation hilfreich sein wird.

Ein ausgereiftes Orientierungsprogramm für die neuen Ehrenamtlichen verhindert, dass diese falsche Erwartungen aufbauen. Das Programm soll ein allgemeines Verständnis deiner ehrenamtlichen Struktur vermitteln und dabei auf die Wichtigkeit der ehrenamtlichen Mitarbeiter eingehen. Das Resultat davon sind zufriedene, motivierte und begeisterte neue Ehrenamtliche. Dieses Programm erfüllt zwei Zwecke:

1. Es gibt neuen Ehrenamtlichen die Möglichkeit sich einen ersten Überblick zu verschaffen.
2. Es dient als Auffrischung von ehrenamtlichen Rückkehrern (nach Babypause, längerer Krankheit, …).

Hier sind die acht Wege beschrieben:

1. Wirkungsvolle und aussagekräftige Kommunikation ist richtungsweisend!

Die Kommunikationsstruktur muss aufgebaut sein, noch bevor die ersten neuen Ehrenamtlichen beworben werden. Kommunikation mit neuen Ehrenamtlichen beginnt bereits bevor diese wissen, dass sie gebraucht werden.

Die Möglichkeiten, die uns die heutigen Medien bieten sind so vielfältig wie niemals zuvor. Also, warum sie nicht optimal einsetzen? Neben den alten – aber immer noch wirksamen Methoden – wie Flyern, Anzeigen in der geschriebenen Presse, Prospekte, sollte man sich neuen Möglichkeiten zuwenden. Dazu zählen die sozialen Netze, Webseiten, Video-Clips, Podcasts, Webinare usw. Besonders junge Leute – also die Zukunft des Ehrenamtes – erreichst du ausschließlich auf diese Weise.

Das ist aber erst die Basis der Kommunikationsstruktur. Wenn die neuen Ehrenamtlichen deinem Verein beigetreten sind, muss der Informationsfluss weitergedacht sein. Denn die engagierten neuen Ehrenamtlichen mögen es nicht, sich nach der Bewerbung auf verlorenem Posten zu fühlen.

Du kannst die ganze Prozedur vergleichen mit dem Besuch in einem Restaurant. Dabei ist die Orientierungsphase vergleichbar mit dem Aperitif. Hier machst du dir ein Bild über das Ambiente, das Personal, bekommst Informationen zu der Speisekarte, den Empfehlungen des Chefkochs sowie zu den Weinen.

Im Verein sieht deine Orientierungsphase so aus, dass die neuen Ehrenamtlichen Details erhalten, was sie angeboten bekommen und auch was von ihnen erwartet wird. Darunter sind zu verstehen: Verhaltensregeln, Ausbildungen, Diskretion, Kleiderordnung, zeitliche Verpflichtungen und vieles mehr, je nachdem welches ehrenamtliche Engagement deine Organisation anbietet. 

Sich zu diesem Moment gemeinsam hinsetzen, um Erwartungen anzusprechen, spart dir sehr viel Zeit im Nachhinein, wenn die neuen Ehrenamtlichen Neumitglieder sind. Bedenke, dass du nicht von ihnen annehmen kannst, dass sie Erwartungen erfüllen können, die du nicht klar definiert hast.

2. Vermittle den neuen Ehrenamtlichen das Gefühl, als gehörten sie bereits dazu!

Die „Zugehörigkeits-Atmosphäre“ muss in dem Moment beginnen, wo der erste Kontakt mit den neuen Ehrenamtlichen erfolgt. Das kann beim direkten 4-Augen-Gespräch sein, am Telefon oder per Mail. Sei sicher, dass du die neuen Ehrenamtlichen erreichst, wenn die Kommunikation noch frisch in ihrem Gedächtnis ist. Ein Orientierungstreffen zu veranstalten ist ein dynamischer Weg, die neuen Ehrenamtlichen aufzunehmen und für einen guten Start in deinem Verein zu sorgen.

Der nächste Schritt besteht jetzt darin den neuen Ehrenamtlichen zu beweisen, dass deine Organisation die richtige für sie ist – oder auch nicht. Plane ein, dass sie die verschiedenen Verantwortlichen des Vereins, wie auch die anderen ehrenamtlichen Mitarbeiter treffen. Auch hier ist es angebracht im Vorfeld einige Aktivitäten geplant zu haben, sog. Eisbrecher oder kleine interaktive Gruppen, vielleicht ein „Frage und Antwort-Abschnitt“ unter dem Motto „Junge Füchse fragen alte Hasen“. Das Hauptziel dabei ist, dass die neuen Ehrenamtlichen sich willkommen und geschätzt fühlen.

3. Vermittle den neuen Ehrenamtlichen die Mission deines Vereins, deiner Organisation!

Genauso wie die Verantwortlichen und ehrenamtlichen Mitarbeiter müssen die neuen Ehrenamtlichen ganz genau wissen, was die Mission des Vereins ist. Sie wollen Kenntnisse darüber haben, wofür sie ihre Zeit und Fertigkeiten anbieten. Sie erhalten somit auch selbst Argumente, um diesen Schritt in Richtung Ehrenamt, bei der Familie oder Freunden zu erklären.

Ein weiteres Mittel ist ein kleiner geschichtlicher Rückblick des Vereins, den Leitspruch erklären, die Ziele und Projekte vorstellen, alle diese Informationen sind wertvoll für die neuen Ehrenamtlichen. Mit diesen Basisinformationen haben sie die Möglichkeit, sich ihre eigene Rolle als neuer Ehrenamtlicher in dieser Organisation vorzustellen.

Zusätzlich sollte zu diesem Zeitpunkt auch ein Aktivitätsprogramm des Vereins verteilt werden. Genauso kann man auf den Einfluss, den deine Organisation bei den Dienstempfängern genießt, eingehen.

4. Präsentiere die internen Reglemente und Prozeduren!

In dem Orientierungsprogramm ist es wichtig, dass du für die Erklärungen der Reglemente und Prozeduren deiner Organisation einen gewissen Zeitrahmen einplanst. Da dies eine anstrengende Prozedur für die neuen Ehrenamtlichen bedeutet, sollte man hier auf PowerPoint-Präsentationen, Videos oder andere technologischen Methoden zurückgreifen.

Bedenke, auch im Zeitalter der Digitalisierung werden Unterlagen auf Papier immer noch gerne angenommen. Sie vermitteln ein Gefühl von Komfort. Daran sollte man denken beim Ausarbeiten des Orientierungsprogramms.

Heute kann man diese Dokumente auch per Mail versenden und anschließend werden sie abgespeichert. Dies ist ein Zeichen, dass dem Verein die Nachhaltigkeit wichtig ist.

Das Orientierungsprogramm soll auch vorsehen, dass die neuen Ehrenamtlichen eine Liste ausgehändigt bekommen, wen sie, wie, wann kontaktieren können bei zusätzlichen Fragen.

5. Zeige ihnen alles!

Nimm deine neuen Ehrenamtlichen mit auf einen Rundgang und zeige ihnen alle Räumlichkeiten und den Außenbereich. Mach dir im Voraus eine Liste mit allen Bereichen sowie den notwendigen Erklärungen. Das hängt natürlich von der Größe der Räumlichkeiten und der Art der Dienste, die angeboten werden, ab. Darunter fallen unter anderem der Essraum, Büros, Lese- und Wifi-Räume, Ruheräume, Sanitäranlagen, Aufenthaltsräume, Parkmöglichkeiten.

Eine wichtige Information ist, wenn Räumlichkeiten mit anderen Strukturen geteilt werden, welche Prozeduren gelten. Somit weiß jeder neue Ehrenamtliche, wo welche Gemeinschaftsräume sind, wo das Material gelagert wird, wo Informations- und Schulungsräume sich befinden. Sie erhalten auch sofort ein besseres Verständnis über die gesamte Organisation und wie ihre angebotenen Dienste vermittelt werden.

6. Biete Unterstützung an!

Stell den neuen Ehrenamtlichen die einzelnen Verantwortlichen vor. Diese erklären ihre jeweiligen Rollen und Aufgaben im Verein. Somit können die neuen Ehrenamtlichen sich ein Bild machen, wen sie bei Problemen oder Fragen um Rat bitten können.

Zu diesem Zeitpunkt sollte auch die interne Kommunikationsprozedur erläutert werden: E-Mail, regelmäßige Newsletter, geschlossene Facebookgruppe, Treffen, usw. Sorge dafür die neuen Ehrenamtlichen zu ermutigen. Erkläre ihnen, dass sie nicht allein gelassen werden und, dass sie jederzeit Fragen stellen dürfen.

Eine weitere Möglichkeit zur Unterstützung und zur Vereinfachung der Integration ist die Patenschaft. Jedem neuen Ehrenamtlichen wird, zur besseren Einführung, für eine definierte Zeitdauer ein erfahrener Ehrenamtlicher an die Seite gestellt. Diese Vorgehensweise entlastet die Verantwortlichen, andererseits genießt der erfahrene Ehrenamtliche die Anerkennung von oben.

Ein solches Unterstützungssystem ist ein weiteres Schlüsselelement, das die neuen Ehrenamtlichen willkommen im Verein heißt und sie behaglich fühlen lässt. Denn ein gut informierter, gut unterstützter Ehrenamtlicher wird sich beim Verein wohler und zuversichtlicher fühlen. Ein sich wohler und zuversichtlicher fühlender neuer Ehrenamtlicher wird ein wirkungsvoller Mitarbeiter sein.

7. Verwalte die Risiken!

Eine heutzutage immer wichtigere Frage, die es auch ganz früh zu beantworten gilt, ist der Umgang mit den privaten Daten der neuen Ehrenamtlichen. Auch hier muss sich der Verein im Vorfeld die nötigen Informationen aneignen, sich rechtskonform anpassen und das dann vermitteln.

Achte darauf, dass alle verwaltungstechnischen Daten aufgenommen werden. Es gibt Organisationen, wo eine medizinische Kontrolle vorgesehen ist oder wo ein Führerschein gefragt ist. Des Weiteren sollen die neuen Ehrenamtlichen informiert werden, welche Versicherungen für sie abgeschlossen wurden und welche Prozeduren damit in Verbindung stehen.

Diese 7 Punkte geben dir eine Richtlinie wie du deine neuen Ehrenamtlichen in einer ersten Phase empfängst und betreust. Jetzt darf nicht der Fehler passieren, dass sie in den nächsten Wochen nichts mehr vom Verein hören und lesen. Dann war der ganze Aufwand umsonst. Die Begeisterung, die Neugier, der Wunsch sich in das Team einzubinden darf nicht unnütz zerstört werden.

8. Beschäftige deine neuen Ehrenamtlichen!

Im ausgearbeiteten Orientierungsprogramm muss auch dieser nächste Schritt eingeplant sein. Bei Strukturen, wo die Ehrenamtlichen eine Schulung besuchen müssen, ist es klar, dass die Informationen über Zeit, Dauer und Ort dieser Schulungen mitgeteilt werden. Es ist selbstredend, dass der Beginn der Schulung zeitnah mit dem Einstellen der Ehrenamtlichen erfolgen soll.

Um einen Überblick der anstehenden Vereinsaktivitäten zu vermitteln, muss ein Kalender mit allen Treffen, Veranstaltungen, Arbeiten mitgeteilt werden.

Schließlich ist es wichtig sich daran zu erinnern, dass Ehrenamtliche sich entschlossen haben ihre Zeit und ihre Talente deiner Organisation zur Verfügung zu stellen, um die Vereinsmission sowie die gesetzten Ziele zu erfüllen. Gewährleiste, dass die neuen Ehrenamtlichen sich dabei wohlfühlen. Behandele sie als Anhängerschaft, die sie ja auch sind.

Mich würde interessieren, ob dein Verein eine Einstellungsprozedur hat und wie diese aussieht. Gibt es wichtige Punkte, die ich vergessen habe aufzuzählen? Ich freue mich auf deine Antwort.

Einen ähnlichen Artikel zu diesem Thema findest du hier.

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