Das Ehrenamt ohne Projekt – unvorstellbar. Die Anzahl der Projekte ist sicherlich genauso groß, wie die Anzahl an ehrenamtlichen Vereinen oder Organisationen. Genauso verhält es sich mit der Vielfältigkeit der Projekte. Hier einige Möglichkeiten:

• Organisation eines Basketball-Jugendturniers mit internationalen Teams,
• Spendenaktion zur Finanzierung einer Baumpflanzaktion im Senegal,
• Tag der offenen Tür bei der freiwilligen Feuerwehr,
• Webseite für den Verein aufbauen,
• Baulicher Ausbau der Strukturen des Tierschutzvereins,
• Länderübergreifendes Forum organisieren zum Thema Integration von Asylanten,
• 50-Jahr-Feier des lokalen Musikvereins,
• Neubau einer Schule für Waisenkinder im Nepal nach einem Erdbeben,
• Teilnahme an einem Pfadfinder-Sommercamp in Norwegen,
• …

Ich vergleiche gerne einen Projektleiter mit einem Dirigenten. Die Aufgabe von letzterem besteht darin seine verschiedenen Musiker mit ihren unterschiedlichen Instrumenten so einzustellen, dass sie zusammen wunderschöne Musik kreieren, welche vom Publikum geschätzt wird.

In gleicher Weise schafft ein Projektmanager es, alle seine Ehrenamtlichen, mit ihren unterschiedlichen Fähigkeiten, zu motivieren, zusammen zu arbeiten sodass die verschiedenen Aufgaben auf die richtige Art, am richtigen Ort, zur richtigen Zeit fertiggestellt werden.

Im Projektmanagement ist die Planungsphase unausweichlich und unentbehrlich, um den Entwurf zu einem gelungenen Abschluss zu führen. Das Ziel besteht darin, die einzelnen Aufgaben, die umzusetzen sind, zu identifizieren, sie in eine Rangordnung zu bringen, ihre Dauer und Fälligkeitsdatum festzulegen und die Einsatzmittel zuzuordnen.

Es geht an sich darum einen Kalender für das Projekt zu erstellen. Diese Planung zwingt dich dazu alle Aspekte deines Projektes im Voraus zu berücksichtigen und die einzelnen Etappen zu durchdenken. Es ist eine heikle Phase, die sehr viel von der Komplexität deines Projektes abhängt, für das du verantwortlich bist.

Wenn sich das Projekt aus verschiedenen voneinander unabhängigen Phasen zusammensetzt oder auch wenn mehrere Leute verschiedenen Aufgaben zugeordnet sind, kann die Planung zu einer wirklichen Kopfnuss ausarten.

6 Etappen zu einer erfolgreichen Projektplanung

Die Planungsphase deines Projektes ist ein Prozess, den du als Ganzes zu berücksichtigen hast. Es handelt sich um eine entscheidende Phase, die du auf keinen Fall vernachlässigen und nicht verpfuschen darfst.

Optimal ist es, wenn jede Stufe des Projektes ein Anfangs- und ein Enddatum haben, damit sichergestellt ist, dass das Projekt fristgerecht abgeschlossen werden kann. Es ist natürlich auch wichtig die Verfügbarkeiten von jedem, am Projekt Beteiligten, zu kennen, damit Verspätungen vermieden werden können. Dieser Punkt ist besonders vordergründig im Ehrenamt.

Zu einer gelungenen Planung gehören drei unerlässliche Fragen, die du dir zu stellen hast:

1. Welche Aufgaben sind auszuführen?
2. Wie viel Zeit nimmt das in Anspruch?
3. Wer führt diese Aufgaben aus?

Um auf diese drei Fragen zu antworten, gebe ich dir hier sechs Empfehlungen an die Hand, die dir helfen werden, eine stimmige Planung zu erstellen:

• Das Ziel, den Umfang und den Lieferprozess des Projektes gut verstehen
• Alle Aufgaben festlegen, die umzusetzen sind
• Die einzelne Dauer von jeder Anweisung abschätzen
• Das Abhängigkeitsverhältnis der einzelnen Aufträge kennen
• Für jede Aufgabe die einzelnen Ressourcen vergeben
• Einen Kalender des gesamten Projektes erstellen.

 

1. Das Ziel, den Umfang und den Lieferprozess des Projektes gut verstehen

Das Ziel des Projektes hat klar und verständlich zu sein, für dich aber auch für das Team. Das ist einleuchtend. Die Zweckbestimmtheit des Projektes ist anschaulich zu vermitteln, andernfalls besteht die Gefahr, den Projekterfolg zu gefährden. Diejenigen die sich ehrenamtlich engagieren an diesem Projekt mitzuarbeiten, haben das Recht zu wissen, was die Ausgangslage, die Argumente (Pro und Kontra), der Aufwand und die Dauer des Projektes sind. Wenn diese Fakten nachvollziehbar kommuniziert wurden, steht dem Engagement und der Motivation der Ehrenamtlichen nichts im Wege. Diese besitzen dann alle wichtigen Fakten zum Projekt und können sich damit identifizieren.

2. Alle Projektaufgaben festlegen

Alle Aufgaben, die dieses Projekt beinhaltet müssen im Voraus festgelegt werden, damit sichergestellt ist, dass es auch verwirklicht werden kann. Aufwändige Aufgaben werden aufgeteilt in mehrere Teilaufgaben, die einfacher zu verstehen und auszuführen sind. Für diese Etappe rate ich dir einen Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure) zu Hilfe zu nehmen. Ein solcher Plan hilft dir die einzelnen Aufgaben auf verschiedenen Stufen aufzuteilen und visuell hierarchisch zu gliedern.

3. Die einzelne Dauer von jeder Anweisung abschätzen

Für jede einzelne Aufgabe bleibt im nächsten Schritt festzulegen, wie viel Zeit (Stunden/ Tage/ Wochen) gebraucht wird und welcher Aufwand benötigt wird, um die Ausführung der verschiedenen Anweisungen umzusetzen. Diese Etappe ist entscheidend, um die Gesamtdauer des Projektes zu verankern.

Damit die Abschätzung so genau wie möglich bestimmbar ist, bleibt es nicht aus, dass alle am Projekt beteiligten in die Ausführung dieser Aufgabe eingebunden werden. Sie sind die Experten, die am besten abschätzen können, wie viel Zeit sie unter welchen Bedingungen benötigen. Ein Architekt ist beispielsweise fähig vorauszusagen, wie lange es ungefähr dauert bis die Pläne eines Gebäudes fertiggestellt sind.

4. Das Abhängigkeitsverhältnis der einzelnen Aufträge kennen

In dieser Phase wird die Reihenfolge festgelegt, in der die verschiedenen Aufgaben ausgeführt werden, genauso wie die einzelnen Verknüpfungen zwischen den Anweisungen. Wenn auch verschiedene Aufgaben parallel ausgeübt werden können, so fallen immer wieder Aufgaben an, die vom Beginn oder Ende von anderen abhängen. Es ist das, was im Projektmanagement, das Abhängigkeitsverhältnis zwischen den Aufgaben eines Projektes bezeichnet wird. Einladungen können beispielsweise erst gedruckt werden, wenn das Festtags-Programm festgelegt wurde.

5. Für jede Aufgabe die einzelnen Ressourcen vergeben

Wer macht was im Projekt? Du kennst nun alle Aufgaben, die auszuführen sind, ihre Dauer, die Reihenfolge der Ausführungen sowie ihre Abhängigkeiten untereinander. Jetzt ist es an der Zuordnung der verschiedenen Ressourcen. Darunter fällt neben den Einsatzmitteln, den Arbeitsmitteln, den Betriebsmitteln, den Hilfsmitteln auch dein Team.

Hier ist Rücksicht darauf zu nehmen, wie die verschiedenen Beschränkungen der Ressourcen sich auswirken. Es ist möglich, dass ein Teil der Ehrenamtlichen, gleichzeitig in anderen Projekten eingebunden sind, dass sie in Urlaub sind, krank sind …

6. Einen Kalender des gesamten Projektes erstellen

Bei diesem Punkt handelt es sich um die letzte Planungsphase: das Erstellen eines Terminkalenders deines Projektes. In dieser Phase bleibt die Urlaubszeit zu berücksichtigen, genauso wie die Pünktlichkeit der einzelnen externen Leistungserbringer.

Der Kalender ist so realistisch wie möglich auszuarbeiten. Vermeide zu straffe Termine, genauso wie das Gegenteil – zu ungenaue. Behalte im Hinterkopf, dass dein Entwurf nicht starr sein darf. Sein Aufbau soll ermöglichen, dass er sich im Laufe der Ausführungen flexibel mit entwickeln kann.

In der Tat, Überraschungen und Unvorhersehbares riskieren plötzlich aufzutreten. Einzelne Arbeiten nehmen mehr Zeit in Anspruch als geplant. Andere sind früher beendet – ein eher seltenes Phänomen. Es ist unausweichlich das Planning des Projektes regelmäßig zu aktualisieren. In dem Fall ist es unumgänglich die Anpassungen auch an alle Betroffenen weiter zu leiten.

 

Zum Abschluss, hier noch ein kleiner Tipp: Wenn du viele weitläufige Projekte zu verwalten hast, rate ich dir zu einer Projektmanagementsoftware. Sie vereinfacht den Umgang mit Projekten wesentlich. Das Fortschreiten deines Projektes verfolgen, mit dem Arbeitsaufkommen deiner Ehrenamtlichen umgehen, das Planning aktualisieren, die nächsten Fristen überwachen, usw. Kurz gesagt, diese Software erleichtern dir das Leben.

 

Jetzt kennst du alle Etappen einer erfolgversprechenden Projektplanung. Welche Projekte stehen bei deinem Verein in Zukunft an? Ich wünsche dir den erwünschten Erfolg bei deinem nächsten Projekt und verbleibe mit einem Zitat von Ernst Reinhardt:

„Planung garantiert keinen Erfolg, aber Planlosigkeit einen Misserfolg.“

 

Bild: www.pixabay.com  (geralt)