Auf meinen letzten Blogartikel „Das Delegieren im Ehrenamt, eine delikate Angelegenheit“ erhielt ich viele Feedbacks und Reaktionen, die mich sehr erfreuten. Dabei gab es aber auch Fragen, die so oder ähnlich formuliert waren: „Woher weiß ich, ob ich gut bin im Anweisungen erstellen?“

Das Delegieren von Arbeiten an andere ehrenamtliche Mitarbeiter ist ein wesentlicher Bestandteil der effizienten Erledigung von Aufgaben. Viele Freiwillige fühlen sich allerdings unwohl beim Verteilen von Anweisungen. Neben den in meinem vorherigen Artikel aufgelisteten Zweifel erhielt ich noch weitere wie:

• “Der Mission wegen will ich hier den besten Job machen, darum mache ich es selbst.”
• “Er wird die Anweisung ablehnen, wenn ich ihn frage, und er wird denken, ich sollte die Arbeit selbst machen.”
• “Das ist eine langweilige Arbeit, daher werde ich mit gutem Beispiel vorangehen und sie selbst tun.”

Oft stehen ehrenamtliche Führungskräfte zwischen den Stühlen.

Wenn sie nicht delegieren, besteht die Gefahr, dass sie zu viel Arbeit, zu wenig Zeit und darüber hinaus viel übermäßigen Stress haben werden.

Wenn sie dagegen Anweisungen erteilen, besteht die Gefahr, dass die Arbeit nicht ordnungsgemäß ausgeführt wird und das wiederum zu Frustrationen führen wird.

Effektiv an andere zu delegieren ist vielleicht die einflussreichste Tätigkeit, die es gibt.

Stephen Covey

Ein Fragebogen über deine Kompetenzen zum Erteilen von Anweisungen

Ich schlage dir vor, diesen Test zu machen, um herauszufinden, wie gut du derzeit delegierst. Die Auswertung deiner Antworten zeigt dir sofort, wo du dich positionierst in Bezug auf Anweisungen erteilen.

Der Fragebogen umfasst 32 Aussagen. Drucke sie dir aus und kreise für jede Antwort den Wert ein, der deiner Antwort entspricht. Wenn deine Antwort „Nie“ lautet, markiere das Kontrollkästchen 1. Wenn es „Manchmal“ der Fall ist, umkreise das Kontrollkästchen 2. Bei der Antwort „Oft“ das Kontrollkästchen 3 und das Kontrollkästchen 4 bei deiner Antwort „Immer“. Addiere deine Punkte und schau im Kapitel Ergebnisse nach, was die Auswertung hergibt.

„Nie“	„Manchmal“	„Oft“	„Immer“
1	2	3	4

Du bist der Einzige, der die Auswertung sieht. Daher sei doch so ehrlich wie möglich.

1. Aussage: Ich versuche mich auf die Arbeit zu beschränken, die ich selbst übernehmen muss, und delegiere den Rest.

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2. Aussage: Ich verfolge den Fortschritt der Arbeit meines Delegierten, ohne ständig einzugreifen.

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3. Aussage: Ich vertraue den Mitarbeitern, dass sie die Arbeit, die ich ihnen delegiert habe, zu meiner Zufriedenheit ausüben.

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4. Aussage: Ich stelle sicher, dass ich genug Zeit habe, um das Delegieren zu organisieren, um einzuweisen und zu betreuen.

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5. Aussage: Ich biete meinen Mitarbeitern so schnell wie möglich vollständige und offene Informationen an.

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6. Aussage: Ich setze den Fokus auf meine persönliche Arbeit als Führungskraft und nehme mir Zeit dafür.

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7. Aussage: Ich bin sehr aufmerksam, was das Follow-up einer Delegation betrifft.

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8. Aussage: Ich behandle meine freiwilligen Mitarbeiter als gleichberechtigt, während wir den Aktionsplan erstellen.

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9. Aussage: Ich stelle sicher, dass der Delegierte sich dem Umfang seiner Verantwortung vorher bewusst ist.

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10. Aussage: Ich stelle sicher, dass sich die Aufgaben, die ich delegiere, nicht mit anderen überschneiden.

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11. Aussage: Ich ersetze bei Bedarf einen Delegierten oder ich ernenne einen Neuen.

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12. Aussage: Ich habe ein gutes Verhältnis zu meinen Mitarbeitern und erkenne, dass sie mir gegenüber das gleiche Gefühl haben.

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13. Aussage: Ich habe eine objektive Sicht auf meine Mitarbeiter, ich kenne ihre Qualitäten und ihre Fehler.

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14. Aussage: Ich ernenne die qualifizierteste Person unabhängig von Alter oder Dauer der Zugehörigkeit.

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15. Aussage: Ich beziehe meinen Delegierten in die Vorbereitung eines vollständigen und detaillierten Briefings ein.

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16. Aussage: Ich stelle sicher, dass den Delegierten alle nützlichen Dokumente und Materialien zur Verfügung stehen.

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17. Aussage: Ich ermutige die Delegierten, bei Problemen Initiative zu zeigen.

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18. Aussage: Ich beschimpfe den Delegierten nicht, falls etwas schief geht.

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19. Aussage: Ich messe die Leistung der Delegierten unter Berücksichtigung wesentlicher Faktoren.

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20. Aussage: Ich stelle sicher, dass ich den Delegierten jederzeit genügend Informationen zur Verfügung stelle.

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21. Aussage: Ich stelle sicher, dass die Prozeduren gegebenenfalls überprüft und neu angepasst werden.

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22. Aussage: Ich verwende ein Notizbuch im Fall, wo ich den Fortschritt von Anleitungen mit einem Delegierten überprüfe.

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23. Aussage: Ich führe immer eine Liste der delegierten Aufgaben mit den Namen der Delegierten.

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24. Aussage: Ich stelle mich zur Verfügung, um meine Mitarbeiter regelmäßig zu sehen und Probleme zu lösen, auf die sie stoßen.

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25. Aussage: Ich überlege mir alle möglichen Alternativen, ehe ich einem Delegierten eine Aufgabe entziehe.

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26. Aussage: Es ist mir eine Ehre, die außergewöhnlichen Ergebnisse meiner Delegierten anzuerkennen.

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27. Aussage: Ich schaffe Möglichkeiten, den Delegierten für erfolgreiche Aufgaben zu danken.

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28. Aussage: Wenn ich einen Fehler mache, übernehme ich Verantwortung, ohne Entschuldigungen zu suchen.

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29. Aussage: Ich beobachte eine gewisse Zeit, aber ich reagiere schnell, falls es notwendig ist, den Delegierten zu ersetzen.

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30. Aussage: Ich analysiere Handlungen, um Erfolge und Misserfolge zu verstehen, und lerne daraus.

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31. Aussage: Ich bitte die Mitarbeiter, mir regelmäßig Feedback zu geben, und ich berücksichtige dies.

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32. Aussage: Ich unterlasse nicht, nützliche Lehren für zukünftige Anweisungen aus Misserfolgen zu ziehen.

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Freude an der Arbeit lässt sich nicht delegieren.

Hans-Jürgen Quadbeck-Seeger

Ergebnisse zum Erstellen von Anweisungen

Nachdem du deinen Fragebogen ausgefüllt hast, deine Punktzahlen addiert hast und du deine endgültige Punktezahl gefunden hast, überprüfst du deine Leistung, indem du die unten stehende Bewertung anschaust. Identifiziere deine Schwachstellen, um deine Führungsqualitäten weiterzuentwickeln oder zu verfeinern:

Zwischen 32 und 48 Punkte:

Weißt du wirklich, wie man delegiert? Ich bezweifele es! Bist du jemand, dessen Aufgabe darin besteht, dein Team dazu zu bringen, Ergebnisse zu erzielen? Du arbeitest bestenfalls wie ein Experte und arbeitest allein, schnell und gut. Oder aber du bist eine viel beschäftigte ehrenamtliche Führungskraft, die sich mit allen Problemen befasst, während dein Team dir dabei zusieht.

Zwischen 49 und 80 Punkte:

Du verteilst eher Aufgaben, als dass du sie delegierst. Du überwachst deine Mitarbeiter genau. Auf diese Weise kannst du bei der geringsten Abweichung eingreifen. Dadurch, dass du deinen Mitarbeitern genau zeigst, was sie tun müssen, kompensierst du ihre Mängel und hilfst ihnen, Fortschritte zu erzielen. Auch wenn sie sich dann sicher fühlen, trauen sie sich noch nicht selbst Verantwortung und Initiative zu übernehmen.

Zwischen 81 und 112 Punkten:

Effizient und gelassen Anweisungen zu erteilen fällt dir leicht. Du „lässt los“, damit jedes Mitglied deines Teams gedeihen kann, indem du sein Potenzial entwickelst. Du behältst den Delegierungsprozess diskret im Auge und organisierst regelmäßige Überprüfungen, um die Kontrolle nicht zu verlieren. Bravo! Das „fast perfekte“ Profil!

Zwischen 113 und 128 Punkten:

Du bist eine großartige Führungskraft – ein effektiver „Delegator“. Du kannst das Verantwortungsbewusstsein und die Initiative deiner Mitarbeiter fördern. Gleichzeitig erhältst du regelmäßig positives Feedback. Achte also darauf, dass du nicht von blindem Selbstvertrauen mitgerissen wirst, das dir einen Streich spielen könnte.

Arbeit delegieren, setzt Toleranz und Geduld voraus.

Karl de Molina

Wie erteilst du Anweisungen?

In meinem vorherigen Blogartikel habe ich 5 Schritte zum Delegieren im Ehrenamt aufgezeigt. Je nach deiner obigen Punktezahl ist es vielleicht interessant, sie dir doch nächstens anzuschauen. Hier noch einmal eine Kurzbeschreibung:

Es ist notwendig, die Mission und die Aktivität in Bezug auf die gesetzten Ziele zu vermitteln. Definiere anschließend ein Maß an Autonomie: sowohl über die Wahl der Methoden und Mittel wie auch über die zu treffenden Entscheidungen.

Es ist wichtig, einen bestimmten Rahmen festzulegen: Richtlinien, Orientierungen, Regeln, Verfahren und Verbote, die eingehalten werden müssen. Denke daran, die Modalitäten und die Häufigkeit der Prüfung zu klären.

Wenn du allerdings noch nicht von der Wichtigkeit für das Erteilen von Anweisungen überzeugt bist, findest du hier noch einmal zusammenfassend 7 gute Gründe:

1. Nutze und entwickele die Fähigkeiten und das Maß an Autonomie deiner freiwilligen Mitarbeiter.
2. Steigere ihr Verantwortungsbewusstsein und entwickele ihre Motivation bei der Arbeit.
3. Erkenne die Anstrengungen und Ergebnisse des Mitarbeiters an.
4. Erkenne seine Kompetenzen und sorge für ein angemessenes Maß an Autonomie.
5. Identifiziere die praktischen Fähigkeiten, die der Mitarbeiter erwerben muss, genauso wie seinen Schulungsbedarf.
6. Bewerte anhand objektiver Kriterien die Kompetenz, das Motivationsniveau und die Leistung jedes Mitarbeiters.
7. Verwalte deine Zeit besser und biete der Überlastung durch Arbeit die Stirn.

Wer will, dass sein Sohn Respekt vor ihm und seinen Anweisungen hat, muss selbst große Achtung vor seinem Sohn haben.

John Locke

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