Kennst du das auch? Am Ende deines Tages fehlen noch zahlreiche Häkchen auf deiner To-do-Liste. Also verschiebst du das Unerledigte auf morgen. Mit dieser Methode kann eine solche Liste einer ehrenamtlichen Führungskraft unendlich wachsen.

Aber eins ist klar: Deine Zeit ist begrenzt. Dein Tag hat auch nur 24 Stunden. Du bist ständig am Wuseln, hast den Kopf permanent auf der Lenkstange, trittst ununterbrochen in die Pedalen und findest keine Minute zum Atem holen. Diesen Zustand erträgst du nicht auf unbestimmte Zeit.

Daher stell dir folgende Frage selbst: „Ziehe ich es vor, weiterhin all die Arbeit selbst zu erledigen, auch wenn dies bedeutet, dass

• ich stets überfordert bin,
• ich mich immer kraftloser fühle,
• das wichtigste, was ich habe – meine Gesundheit – darunter leidet,
• ich unkonzentrierter reagiere,
• ich weniger aufmerksam bin,
• mein Privatleben in Mitleidenschaft gezogen wird?“

Wenn diese Frage dich zum Nachdenken gebracht hat, dann habe ich eine gute Nachricht für dich: Es gibt eine Alternative dazu und die heißt delegieren.

Ich arbeite nach dem Prinzip, dass man niemals etwas selbst tun soll, was jemand anderes für einen erledigen kann.

John Davison Rockefeller

Bedenken über das Delegieren

Das Delegieren steigert die Produktivität. Trotzdem sind nicht alle ehrenamtliche Führungskräfte bereit oder in der Lage zu delegieren.

Halt! Bevor du diese Seite wegklickst. Lies diesen Abschnitt weiter, du erkennst dich vielleicht wieder bei dem einen oder anderen Bedenken. Ja, bei mir gab es auch Zeiten, da hatte ich meine Vorbehalte zu diesem Thema. Ich habe hier einige Zweifel aufgezählt, die für viele Führungskräfte stimmen: Du …

• hast möglicherweise Probleme mit der Idee, dass jemand anderes als du das Lob für ein Projekt erhält.

• bist eventuell grundsätzlich bereit zu delegieren, befürchtest jedoch, dass dein Team nicht in der Lage ist, ein höheres Maß an Verantwortung zu übernehmen.

• kannst den Verdacht haben, dass deine Mitarbeiter bereits überarbeitet sind, und du zögerst, ihre Belastung zu erhöhen.

• vermutest vielleicht, dass es einfacher und schneller ist, eine Aufgabe selbst zu erledigen.

• magst es nicht, Aufgaben abzugeben, die du gerne erledigst.

• befürchtest, dass andere, wenn du Verantwortung delegierst, zu dem Schluss kommen, dass du deine Arbeitsbelastung nicht bewältigen könntest.

• scheust das Delegieren, weil du dir Sorgen machst, dass die Arbeit nicht „richtig“ erledigt wird, oder weil du glaubst, dass die Erklärung viel mehr Zeit in Anspruch nimmt, als es einfach selbst zu erledigen.

• fühlst dich so sehr überfordert, um dir die nötige Zeit zu nehmen und herauszufinden, was du delegieren kannst.

• bist eher der Typ, „Ich habe bisher alles selbst erledigt und das wird so bleiben!“

• bist überzeugt, dass dieser Job nicht so gut erledigt wird, als ob du derjenige bist, der ihn macht.

Nicht weil es schwer ist, wagen wir es nicht, sondern weil wir es nicht wagen, ist es schwer.

Seneca

Ich verrate dir in diesem Artikel 5 Schritte, wie du so delegierst, dass du weniger gestresst bist, mehr Zeit hast für wertvolle Aktivitäten und Aufgaben und zusätzlich wieder Freude im Leben fühlen wirst.

1. Wissen, was zu delegieren ist

Die Entscheidung, welche Aufgaben du delegieren sollst, kann bereits als große Herausforderung für dich erscheinen. Überlege dir, welche Dinge du loslassen kannst, die dich belasten. In erster Linie unterscheide zwischen diesen zwei verschiedenen Arten von Aufgaben:

1. Aufgaben, die nicht zu deinen primären Fähigkeiten gehören: Du könntest sie erledigen, aber es würde länger dauern als bei jemandem, der über viel Erfahrung und Können in diesem Bereich verfügt.

2. Aufgaben, die jeder ausführen kann. Wenn jemand diesen Auftrag ausführen kann, benötigt er keine besondere Aufmerksamkeit.

Zu Punkt 1 ein einfaches Beispiel: Es steht an, eine Website für deine gemeinnützige Organisation einzurichten oder verschiedene Änderungen auf der vorhandenen Website durchzuführen. Natürlich kannst du WordPress oder jedes andere Content-Management-System lernen. Und es ist heutzutage nicht wirklich schwierig, eine Seite im Web zu formatieren, zu prüfen und zu veröffentlichen.

Aber wie lange wirst du brauchen, um diese Aufgabe zu erledigen? Wie lange würde ein freiwilliger IT-Mitarbeiter brauchen, der hauptberuflich solche Internet-Arbeiten täglich in seinem Job erledigt? Auch wenn ihr beide gleich viel Zeit benötigt, musst du dir überlegen, wessen Zeit mehr wert ist.

Halte nur an den Aufgaben fest, die sich auf dem Niveau deiner Position – der Führungskraft – befinden. Effektive Führungskräfte im Ehrenamt führen diese Art der erfolgreichen Delegation immer wieder durch.

Das grundlegende Geheimnis der Kunst des Managens besteht im Delegieren.

Cyril Northcote Parkinson

2. An wen delegieren?

In deiner gemeinnützigen Organisation hast du den Vorteil, dass du deine freiwilligen Mitarbeiter gut kennst. Dir ist bekannt, welche Fähigkeiten, Kenntnisse und Erfahrungen sie besitzen. Du weißt, in welchen Bereichen sie sich auszeichnen und welche Themen ihnen zuwider sind. Dieser Vorzug lässt dich leicht herausfinden, wem du welchen Job übertragen kannst.

Ein weiterer wichtiger Entscheidungsfaktor sind die Antworten auf folgende zwei Fragen:

1. Wie sieht die aktuelle Arbeitsbelastung des Freiwilligen aus?
2. Hat er ausreichend Zeit, um diese Aufgabe zu erledigen?

Je nachdem, um welche Arbeit es sich handelt, kannst du anders verfahren. Beispielsweise, wenn die Qualität oder die Zeit höchste Priorität hat. Wähle in einem solchen Fall den Mitarbeiter aus, der über die für die Ausführung der Aufgabe erforderlichen Fähigkeiten verfügt.

Wenn du den Ehrenamtlichen ausgewählt hast, übertrage ihm eine einfache, schnell zu erledigende Aufgabe. Wenn er diesen Test besteht, kannst du ihm andere Arbeiten delegieren.

Je besser du den Freiwilligen kennst, desto mehr Vertrauen hast du in ihn und desto toleranter wirst du sein. Das Ergebnis der Delegation wird davon profitieren.

Nachdem du die perfekte Person für die Aufgabe gefunden hast, musst du sie noch dazu bringen, die neue Verantwortung zu übernehmen. Lass sie wissen, warum du sie für den Job ausgewählt hast. Wenn du anderen zeigst, dass du ihr Wachstum unterstützt, entsteht eine Kultur des Vertrauens. Mitarbeiter, die delegierte Aufgaben als Chancen erkennen, sind eher motiviert, die angepeilten Ergebnisse zu erreichen.

Wer seiner Führungsrolle gerecht werden will, muss genug Vernunft besitzen, um die Aufgaben den richtigen Leuten zu übertragen, und genügend Selbstdisziplin, um ihnen nicht ins Handwerk zu pfuschen.

Theodore Roosevelt

3. Erkläre deutlich, was wie zu tun ist und welche Ergebnisse du erwartest

Du kannst von einem freiwilligen Mitarbeiter nicht erwarten, dass er einen erfolgreichen Job macht, wenn er das, was er tun soll, nicht richtig verstanden hat? Nimm dir daher die nötige Zeit, um

• die Arbeit richtig zu erklären,
• ihm den Prozess anschaulich zu zeigen,
• Beispiele zu nennen und zeigen,
• über die Frist zu sprechen
• usw.

Es ist wichtig, dem Mitarbeiter zu erklären, warum die Arbeit notwendig ist, welchen Wert sie hat, wann sie fällig ist und was du von ihm erwartest.

Du konterst jetzt wahrscheinlich mit dem Argument, „diese Zeit habe ich nicht“. Bedenke, wenn du dir einmal die Zeit dafür nimmst, wird das viele Missverständnisse aus dem Weg räumen und du wirst dadurch gesamt gesehen große Zeitverschwendung vermeiden.

Du solltest dir auch über die Resultate im Klaren sein, die du von dieser Aufgabe erwartest. Wie wirst du messen, was getan wurde und ob es gut gemacht wurde?

Eine Lösung, mit der du die erforderliche Arbeit klar im Voraus erklären könntest, besteht darin, die einzelnen Prozesse zu dokumentieren. Das geht mittlerweile sehr anschaulich mit Fotos und Videos. Erstelle einen Prozess, auf den sich dein Mitarbeiter bei seiner Arbeit berufen kann. Du machst dir einmal die Arbeit. Andernfalls musst du es bei jeder kleinen Unsicherheit wieder mündlich erklären.

Diese Vorgehensweise kann auch für alle sich wiederholenden Aufgaben gelten. Dazu zähle ich Verfahren zum Erstellen von:

• Mitgliederdateien,
• Spendenkampagnen,
• Einstellungsverfahren,
• neuen Seiten auf der Website,
• E-Mail-Antwortverfahren
• usw.

Je mehr Verfahren du für die zu erledigenden Aufgaben ausgearbeitet hast, desto mehr Zeit sparst du bei einer Umstrukturierung der Arbeit oder bei der Einführung eines neuen Mitarbeiters.

Aufgaben delegieren heißt: Nicht mehr Personen und Tätigkeiten überwachen, sondern nur noch Ergebnisse.

Bertie Charles Forbes

4. Unterstütze deine Mitarbeiter

Um die bestmöglichen Ergebnisse des Delegierens zu erzielen, benötigen deine Freiwilligen Ressourcen und Unterstützung von dir. Biete ihnen Schulungen und Materialien an, um Fähigkeiten zu entwickeln, über die sie noch nicht verfügen.

Es kommt immer wieder vor, dass Mitarbeiter Hilfe benötigen, um zu sehen, was sie gut machen und wie sie sich verbessern können. Das Geben und Empfangen von Feedback ist ein wesentlicher Bestandteil der Delegation.

Frage deine Mitarbeiter regelmäßig, ob sie Unterstützung oder Klärung benötigen. Mache deutlich, dass du darauf vertraust, dass sie die Arbeit erledigen. Gib ihnen zu verstehen, dass du sehr daran interessiert bist, ihre Fragen zu beantworten und auf ihr Feedback wartest. Dieses Feedback hilft dir dabei, die Art und Weise, wie du deine Arbeiten delegierst, zu verfeinern.

Oft wird im Ehrenamt der Zeitrahmen von äußeren Umständen bestimmt. Dein Delegierter hat sich jedoch für die jeweilige Aufgabe verpflichtet. Es gibt einen Unterschied, wenn du ihm sagst: „Dies muss bis zum nächsten Dienstag abgeschlossen sein“ und „Kannst du das bis Dienstag abgeschlossen haben?“ Für dich macht dies vielleicht keinen großen Unterschied aus. Lass deinen Mitarbeiter nach Möglichkeit die Zeitachse festlegen und den Plan erstellen. Es reicht aus, wenn du ihm eine neue Anweisung gibst. General Patton formulierte es folgendermaßen: „Sagen Sie den Leuten niemals, wie sie Dinge tun sollen. Sagen Sie ihnen, was sie tun sollen, und sie werden Sie mit ihrem Einfallsreichtum überraschen.“

Bei der zweiten oder dritten Gründung lernt man, wie wichtig es ist, Aufgaben an Menschen zu delegieren, die das Alltagsgeschäft viel besser im Griff haben.

Richard Branson

5. Die Bestandsaufnahme des Delegieren

Erstelle nach Abschluss der Arbeiten eine allgemeine Beurteilung mit deinem Delegierten:

• Wurden die erwarteten Ergebnisse erzielt?
• Wie hat er diese neue Erfahrung erlebt, die du ihm anvertraut hast?
• Welche Probleme traten auf?
• Können wir Verbesserungen vornehmen?
• Welche Erfahrungen gab es, ob gut oder schlecht?

Wenn alles zufriedenstellend verlaufen ist, gratuliere dem Freiwilligen zu seiner gut gemachten Arbeit und belohne ihn, wenn es dir angemessen erscheint.

Diese Arbeitsweise ermöglicht es dir, effizienter zu arbeiten, aber nicht nur. Du kannst dich wieder auf das Wesentliche konzentrieren und schneller vorankommen.

In deinem ehrenamtlichen Alltag wendest du durch das Delegieren weniger Zeit für Dinge auf, die dich stören.

Du findest wieder Zeit, die Dinge zu tun, die du liebst, und teilst glücklichere Momente mit deiner Familie und Freunden. Du beginnst wieder das Leben zu genießen. Im Prinzip solltest du umso mehr delegieren, je mehr du deine Zeit schätzt.

Delegieren heißt akzeptieren, dass ein Ziel auf verschiedenen Wegen erreicht werden kann.

Prof. Querulix

Schlussfolgerung

Es ist normal, dass der delegierte Ehrenamtliche mehr Zeit benötigt als du, um die Aufgabe zu erledigen. Es ist auch OK zu glauben, dass du erst mal deine Zeit verschwendest, um ihn einzuweisen. Du bist der Experte auf diesem Gebiet, nicht er. Gib ihm die notwendige Zeit. Wenn du die richtige Person ausgewählt und richtig delegiert hast, arbeitet er schnell, kompetent und zuverlässig. Wenn du effektiv delegierst, wirst du binnen kurzem feststellen, dass die Arbeitsbelastung rasch abnimmt.

Zu wissen, wie man effektiv delegiert, bedeutet nicht nur, die eigene Produktivität und den eigenen Wert zu maximieren. Um noch mehr Wert zu schaffen, willst du die Produktivität deiner Mitarbeiter maximieren. Deine Aufgabe als Führungskraft ist es, die besten Ergebnisse für deine gemeinnützige Organisation zu erzielen. Und das geht durch effektive Delegation.

Lass mich mit einem Zitat schließen, das die ideale Schlussfolgerung zu diesem Artikel ist:

Lernen Sie zu organisieren, zu delegieren und zu beaufsichtigen. Viele Menschen bringen sich vorzeitig ins Grab, weil sie nie lernen, anderen Verantwortung zu übertragen, und immer darauf bestanden, alles selbst zu machen. Das Ergebnis: Die Einzelheiten und die Unübersichtlichkeit erdrücken sie. Diese Leute fühlen sich ständig gehetzt, sie machen sich Sorgen und sind nervös und angespannt. Es ist schwierig, Verantwortung zu delegieren. Und aus Erfahrung weiß ich auch, was für Reinfälle man erleben kann, wenn man an die Falschen gerät. Aber so schwierig es auch ist, Verantwortung zu delegieren, Sie müssen es tun, um Sorgen, Müdigkeit und Stress zu vermeiden.

Dale Carnegie

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Bild von Gerd Altmann auf Pixabay