Früher, in meinen Anfangsjahren im Ehrenamt, dachte ich, wenn ich mir genügend Zeit nehmen kann, um beschäftigt zu sein, mache ich alles richtig. Dafür ist mein Verein, meine ehrenamtliche Organisation ja ins Leben gerufen worden. Man trägt den Beschäftigungsdrang wie ein Ehrenzeichen. Bis mich die Erkenntnis traf, die alles änderte:

Nur beschäftigt zu sein reicht auch im Ehrenamt nicht aus. Nur präsent zu sein bringt keine Resultate. Für jeden von uns hat der Tag 24 Stunden! Es geht darum, sich seine Zeit richtig einzuteilen, damit die geplanten Ergebnisse erreicht werden.

Kennst du den Ausspruch im Ehrenamt: „Ich habe einfach keine Zeit für …“? Wenn ja, dann finde ich das super, dass du dir die Zeit nehmen konntest, bis hierher zu lesen. Willkommen im Ehrenamt!

Nicht warten bis die beste Zeit kommt, sondern die jetzige zur besten machen.

Monika Minder

Ich lade dich ein weiterzulesen. In diesem Blogartikel zeige ich dir acht wichtige Dinge auf, für die Führungskräfte sich nicht genügend Zeit nehmen. Wenn du effizientere Arbeit leisten und mehr erreichen willst, dann schau dir an, wie du dir mehr Zeit nehmen kannst für folgende Dinge.

1. Investiere Zeit in die wichtigsten Projekte

Gehe hin und unterteile deine Aufgaben, deine Arbeiten, deine Beschäftigungen in Kategorien. Beginne mit denen, die den niedrigsten Wert haben und arbeite dich hoch bis zu den Wertvollsten.

Ich konnte bei mir feststellen, dass die Aufteilung dem Pareto-Prinzip sehr ähnlich war. 80 % meiner Zeit verbrachte ich mit Aufgaben, deren Wert den 20 niedrigsten Prozenten in meiner Liste entsprach, – also die mit dem geringsten Wert. Das waren:

• E-Mails lesen und beantworten
• Kommentare auf sozialen Netzen austauschen
• Telefonate, die endlos waren ohne erfolgversprechende Resultate
• Meetings besuchen, die zu lange dauerten und dabei wenig hervorbrachten
• Treffen, wo ich Fragen beantworten musste, die nicht dazu beitrugen, dass sie Projekte, die zu unserer Mission gehörten, weiterbrachten
• …

Als mir das bewusst wurde, änderte ich mein Augenmerk. Ich fokussierte mich auf Dinge, die in der Werteskala die obersten Plätze einnahmen. Darunter fielen:

• Setzen von neuen Zielen für die nächsten Monate und Jahre.
• Bestimmung der Qualität unserer Aufgaben.
• Gewährleistung der Arbeitsqualität sowie des positiven Ambiente im Team.
• Permanentes Anpassen der internen und externen Kommunikationsstrukturen.

Mir fiel auf, dass, wenn ich mich hauptsächlich auf diese Aufgaben konzentrierte, unsere Missionen zur vollsten Zufriedenheit aller erfüllt wurden.

Also, wenn du konsequent Zeit für hochwertige Arbeiten und Aufgaben aufwendest, erfährst du als Führungskraft zusätzlichen Respekt.

Erstelle dir deine Liste mit den Arbeiten, die den höchsten Wert haben. Plane 80 % deiner Zeit für die Ausführung dieser Tätigkeiten. Delegiere Arbeiten, für die du keine Zeit mehr hast.

Das Wichtigste an der Zukunft ist die Zeit davor.

Ernst Ferstl

2. Mehr Zeit nehmen für deine besten Leute

Auch bei diesem Punkt gibt es Parallelen zu Pareto. Was die Personalangelegenheiten betraf, so wurde 80 % meiner Zeit von 20 % meiner Mitgliedern beansprucht. Du kennst diese Mitglieder sicher auch.

Es sind die, die immer wieder unentschuldigt fehlen. Diejenigen, welche die E-Mails nicht beantworten. Es sind die, die immer zu spät sind. Die für alles einen Schuldigen nennen können. Die Vorschläge kritisieren, Neuerungen in Frage stellen und Verantwortung ablehnen.

Meine Zeit, die ich für diese Leute aufbrachte, fehlte mir für meine besten Mitarbeiter. Das sind ebenfalls ungefähr 20 %. Es sind die, die 80 % der hochwertigen Aufgaben übernehmen.

Es ist aber erstrebenswert, viel Zeit mit den besten Mitarbeitern zu verbringen. Nachdem ich diese Erkenntnis gewonnen hatte, stellte ich folgenden Wandel fest:

• Sie wurden besser!
• Ich wurde besser!
• Die Projekte wurden bis ins Detail optimal ausgeführt.
• Unsere Mission wurde zur vollsten Zufriedenheit erfüllt und sogar weiter ausgebaut.

Anfangs hatte ich Bedenken, ob ich richtig gehandelt hätte. Ein Kollege von mir, ebenfalls eine Führungskraft im Ehrenamt, überzeugte mich. Er stellte mir die Frage:

„Glaubst du im Ernst, dass diese 20 % Problemleute besser werden, wenn du mehr Zeit mit ihnen verbringst?“ Noch bevor ich antworten konnte, fügte er hinzu, „die bleiben problematisch. Ihre Ausreden oder Kritiken werden vielleicht besser. Darauf kannst du verzichten“.

Versuch es. Verbring mehr Zeit mit deinen besten Mitarbeitern. Heute kann ich diesem Zitat von Jim Rohn vollauf zustimmen.

Du bist der Durchschnitt der fünf Menschen, mit denen Du Deine meiste Zeit verbringst.

Jim Rohn

3. Biete mehr Zeit auf für Zukunftsplanung

Zu diesem Punkt fällt mir ein Zitat von Albert Einstein ein.

„Mehr als die Vergangenheit interessiert mich die Zukunft, denn in ihr gedenke ich zu leben“.

Diese wertvolle Aufgabe muss aus dir kommen. Niemand wird dir den Auftrag dafür geben. Es kann dir aber blühen, dass du kritisierst wirst, wenn du es nicht getan hast.

Unter Punkt 1 ging es ums Planen. Du verbringst viel Zeit damit. Es sind aber nicht nur die routinemäßigen Arbeiten oder die anstehen Projekte, die damit zur Ausführung gelangen.

Für die Zukunft planen bedeutet auch die Mission, die Vision und die Werte des Vereins immer wieder an die sich ständig ändernden Gegebenheiten anzupassen. Dazu gehört ebenfalls, neue Strategien auszuarbeiten, zu kommunizieren und umzusetzen.

Wenn du die Zukunft nicht planst, wird sie dich überraschen. Planst du sie, so wirst du sie gestalten.

Ein Ziel ohne Plan ist nur ein Wunsch.

Larry Elder

4. Sorge für die nötige Zeit zum Nachdenken

Jede Führungskraft im Ehrenamt braucht Zeit zum Nachdenken. Diese Zeit solltest du vorsehen.

Nachdenken bedeutet abschalten. Das geht nicht, wenn du

• permanent in Meetings sitzt
• mehr als 100 E-Mails in der Inbox liegen hast
• heute Abend noch an zwei Veranstaltungen teilnimmst
• das Wochenende auf Schulung gehst
• einen Vortrag fertigstellen musst
• …

Plane dir fürs Nachdenken feste Zeiten in deinem Kalender ein. Finde heraus, bei welchen Aktivitäten du am innovativsten bist. Bei mir sind es an einen ruhigen Ort Spazierengehen oder Fahrradfahren. Es gibt Leute, die brauchen das Joggen dafür. Andere eine Badewanne oder die richtige Musik, eine Autofahrt bei offenem Fenster oder Dach.

Finde deine Strategie und nimm dir die Zeit. Du wirst dich wundern.

Man muss nachdenken, um vorauszuschauen.

Volkmar Frank

5. Checklisten ein probates Mittel

Sehr viele gemeinnützige Organisationen sind produktiv und leistungsfähig, weil sie Checklisten verwenden. Ja, ich weiß, Checklisten erstellen ist ein aufwendiger Prozess. Aber es lohnt sich.

Ob es sich um ganz normale Routinearbeiten im Sekretariat oder um einfache oder sogar komplexe Projekte handelt. Checklisten sorgen dafür, dass Zeit gespart wird. Hier findest du weitere Gründe, warum du Checklisten erstellen sollst:

• Sie vermeiden kostspielige Fehler. Es ist egal, wie geschickt oder qualifiziert der ehrenamtliche Mitarbeiter ist, wenn Stress auftritt oder wenn ein knapper Termin bei einem Projekt eingehalten werden muss, kann es immer vorkommen, dass etwas vergessen wird, was für den Erfolg des Projektes entscheidend ist.
• Es macht dich zu einem besseren Entscheidungsträger. Wenn es hart auf hart kommt, sind Checklisten dein größter Verbündeter. Sie sorgen dafür, dass du die richtigen Entscheidungen zur richtigen Zeit triffst.
• Du entwickelst eine Gewohnheit der Disziplin. Du wirst produktiver und gefasster, wenn du dir angewöhnst, regelmäßig Checklisten zu erstellen und ihnen zu folgen.

Zeit, die wir uns nehmen, ist Zeit, die uns etwas gibt.

Ernst Ferstl

6. Zeit nehmen für Fitness

Wenn du bis hierhin dabeigeblieben bist, ist dir Zeitersparnis wirklich wichtig. Diesen Punkt sehe ich als besonders relevant an.

„Wenn Sie nicht auf ihre Gesundheit und Ihre Fitness achten, kann das für Sie als ehrenamtliche Führungskraft schwere Konsequenzen haben. Sie leiden an Fettleibigkeit, Bluthochdruck, Diabetes, Übergewicht oder Herzerkrankungen? Ohne ärztliche Aufsicht kann das sehr schnell zu längeren Krankenhausaufenthalten führen. Wenn Sie dann nach mehreren Monaten zurückkommen, um ihren Führungsposten wieder zu übernehmen, stellen Sie fest, dass andere diese Position übernommen haben. Während Ihrer Abwesenheit wurden neue Ideen umgesetzt, Ziele anders definiert, Taktiken umgewandelt und neue Strategien angewandt. Sie stellen fest, es ging auch ohne Sie. Es geht ohne Sie“.

Dies sind Sätze, die ich in meinen Worten wiedergebe. Ich hörte sie während einer Weiterbildung für ehrenamtliche Führungskräfte. Sie stammen von einem Arzt, der uns auf die Wichtigkeit von Fitness und Gesundheitsvorsorge bei Führungskräften aufmerksam machte.

Bei mir haben diese Worte sehr viel ausgelöst. Mir wurde bewusst, dass ich mit der Zeit meine körperliche Leistungsfähigkeit vernachlässigt hatte.

Ich erarbeitete mir meinen eigenen Fitnessplan. Ich besuchte 2-mal wöchentlich ein Fitnesscenter, fuhr mindestens einmal pro Woche eine Stunde Mountainbike und stellte meine Ernährung um.

Ja, ich nahm mir die Zeit. Was mir aber besonders auffiel, war, dass ich dabei mehr schaffte als vorher, wo ich mehr Stunden präsent im freiwilligen Job war.

Gesundheit wird erst geschätzt, wenn man krank ist.

Thomas Fuller

7. Sorge für ausreichenden Schlaf

Ich kenne noch die Prahlereien von ehrenamtlichen Führungskräften aus der Zeit, als ich ein junger Freiwilliger war: „Mir reichen 3 bis 4 Stunden Schlaf“.

Als ich selbst Führungskraft wurde, bemerkte ich, wie meine Aufmerksamkeit, meine Konzentration, meine Fähigkeit, mich vollständig einer einzigen Sache zu widmen, ständig abnahm. Mein Potenzial verringerte sich im gleichen Verhältnis wie meine Nachtstunden.

Leider muss man diese Erfahrung machen, um umzudenken.

7 Stunden Schlaf sind für mich heute ein Minimum. Und ich schäme mich auch nicht, dir zu schreiben, dass ich nach dem Essen ein Nickerchen genieße.

Gehe zeitig zu Bett und du wirst merken, dass du:

• Fitter wirst.
• Dich besser konzentrieren kannst.
• Mehr bewältigen kannst.
• Ein besseres Wohlgefühl genießen kannst.

Nichts schadet der Gesundheit mehr als Wein und Nächte ohne Schlaf.

Edgar Allan Poe

8. Zeit nehmen für das Familienleben

Wenn du in einem Gespräch unter Kollegen auf die Wichtigkeit des Familienlebens pochst, gibt jeder dir recht. Trotzdem bitten sie dich drei Minuten später am nächsten Samstag, deinem Familientag, an ihrer Veranstaltung teilzunehmen.

Wie ist deine Antwort darauf?

Jedes Mal, wenn du Ja zu einer Veranstaltung sagst, sagst du Nein zu deiner Familie.

Das ist eine harte Aussage. Aber ich weiß aus eigener Erfahrung, dass sie stimmt.

Diese zwei Tipps können helfen:

• Definiere deine Familienzeit. Wirst du dann gefragt, z. B. für eine Veranstaltung am nächsten Samstag, dann kannst du einfach antworten: „Es tut mir leid, ich habe bereits eine Verpflichtung“. Notiere dir deine Familie als Verpflichtung in deinen Kalender.
• Lerne nett Nein zu sagen.

Der wichtigste Verein heißt Familie.

Es kommen Momente im Leben, in der wir uns fragen, ob das, was wir tun, wirklich so bedeutsam ist und ob wir uns ausreichend auf das konzentrieren, was uns wirklich wichtig ist.

Ich hoffe dir mit diesen 8 Möglichkeiten Wege aufgezeichnet zu haben, damit du dir mehr Zeit nehmen wirst für das, was dir wirklich wichtig ist.

Bedenke: Wie du deine Zeit als ehrenamtliche Führungskraft nutzt, prägt deine Ergebnisse, deine Mitarbeiter, eure Projekte sowie alle die, die von eurem Einsatz und eurer Hilfe profitieren.

Photo by Lukas Blazek on Unsplash