Was ist die richtige Etikette für Videokonferenzen im Ehrenamt?

Was ist die richtige Etikette für Videokonferenzen im Ehrenamt?

Wenn du bis vor einigen Monaten nichts mit Videokonferenzen am Hut hattest, so bist du mittlerweile durch die Corona-Pandemie eines Besseren belehrt worden – auch im Ehrenamt.

Um den Aufgaben der Freiwilligenarbeit in dieser Krisenzeit auch nur im Geringsten nachzukommen, musste man auf vielen Gebieten improvisieren. Videokonferenzen sind ein innovatives Mittel, um die nötigen Kommunikationen untereinander und nach außen zu garantieren.

Die Abwicklungen von Versammlungen, Sitzungen und Besprechungen führten dazu, dass wir an vielen Videokonferenzen teilnahmen. Es ist eine sehr hilfreiche Möglichkeit, aber sie stellt viele Freiwillige vor neue Herausforderungen. Die Frage, die mir in den letzten Wochen regelmäßig gestellt wurde, lautete: „Was ist die richtige Etikette für Videokonferenzen im Ehrenamt?“

Ich habe mich hingesetzt und aus meinen, nicht immer positiven Erfahrungen, heraus einen Leitfaden erstellt, der dir dabei hilft, einen guten Eindruck bei Videokonferenzen zu hinterlassen. Es gibt nun mal verschiedene Dinge, die es gilt bei einem Videoanruf zu berücksichtigen. Hier findest du 14 Techniken, für deinen souveränen Auftritt mit Wow-Effekt bei Videokonferenzen.

1. Richte dir deinen Raum für Videokonferenzen her

Wenn du kannst, suche dir einen privaten Platz, an dem du den Anruf auslösen oder entgegennehmen kannst. Wenn nicht, verwende Kopfhörer, um Hintergrundgeräusche auf ein Minimum zu reduzieren. Ja ich weiß, es wird deine Ästhetik vor der Kamera beeinträchtigen.

Wenn du Mitbewohner, Partner oder Familienmitglieder hast, die ebenfalls Homeworking betreiben, teile ihnen im Voraus mit, dass du an einer Besprechung teilnimmst, um Störungen oder Unterbrechungen einzuschränken.

Räume den Bereich um dich herum auf. Dein Gesicht ist nicht das einzige, was übertragen wird. Der Hintergrund vermittelt viele Informationen über dich. Öffne vor dem Beginn die Kamera deines Laptops oder schalte deine externe Kamera ein und sieh dir an, was im Hintergrund sichtbar ist.

Überprüfe, ob du dies bei einem Videoanruf bedenkenlos zeigen kannst (lege also deine Wäsche weg und stelle sicher, dass alles, was sich an deinen Wänden befindet, zeigbar ist). Du willst doch den Fokus auf dich legen, nicht auf Ablenkungen hinter dir. Hier ein kleiner Tipp: interessant ist es einen virtuellen Hintergrund einzurichten, wenn du keine Zeit hast, das Zimmer aufzuräumen.

2. Stelle das Objektiv richtig ein

Richte dein Gerät oder deine Kamera so ein, dass alle eine klare, freie Sicht auf dich haben. Die optimale Entfernung spielt eine große Rolle. Zu nah erscheint dein Gesicht riesengroß. Auf der anderen Seite bist du zu weit weg, wirkst du distanziert und uninteressiert. Zusätzlich wird die Audioqualität dadurch nicht besser.

Bei einer Videokonferenz sollte dein Kopf und die Oberseite deiner Schultern den Bildschirm dominieren. Wenn dein Kopf oben oder unten abgeschnitten ist, bist du zu nah. Wenn dein gesamter Oberkörper in Sicht ist, bist du zu weit weg. Ist nur die Hälfte deines Kopfes sichtbar, stelle bitte die Kamera neu ein.

Wenn du eine separate Kamera verwendest, stell sie in die Nähe deines Bildschirms. Stell die Kamera am besten auf Augenhöhe auf, damit beim Betrachten des Bildschirms die Person angezeigt wird, mit der du im Gespräch bist.

Stell sicher, dass dein Gesicht gut beleuchtet ist. Natürliches Licht und Seitenbeleuchtung erfüllen das am besten, aber auch Deckenleuchten funktionieren gut. Hintergrundbeleuchtung oder vor einem sonnigen Fenster sitzen kann es oft schwierig machen, dich deutlich zu sehen. Wenn du die Hintergrundbeleuchtung nicht ändern kannst, versuche, ein weiteres Licht vor und neben dein Gesicht zu stellen.

3. Prüfe dein Erscheinungsbild vor Videokonferenzen

Eines der größten Vorteile bei der Arbeit von zu Hause aus ist, den ganzen Tag in Sweatshirts und Jogginghosen herumzulaufen. Das ist möglicherweise nicht das richtige Outfit für jeden Videoanruf. Kleide dich wie bei einem persönlichen Meeting und befolge die Kleiderordnung des Ereignisses. Du musst nichts extra tun, z. B. vorher zum Friseur gehen oder Make-up auftragen, wenn du es nicht im Normalen so machst, aber es ist eine gute Idee, ein einigermaßen gutes Aussehen zu präsentieren.

Vermeide am besten Muster oder Streifen, die die Kamera möglicherweise ablenken. Das Tragen eines weißen oder schwarzen Hemdes kann dazu führen, dass deine Kamera die Helligkeit automatisch anpasst und es schwierig macht, dein Gesicht optimal zu sehen. Trage daher eine weniger extreme Farbe.

4. Beherrsche die Technik bei Videokonferenzen

Selbst in einer technologisch fortgeschrittenen Welt, sind technische Schwierigkeiten nur allzu häufig. Teste unbedingt dein Videokonferenz-Setup, bevor du dich einwählst. Du kannst dies tun, indem du einen Kollegen vor deinem Meeting anrufst oder dich sogar 15 Minuten vorher einwählst. Die Besprechungsteilnehmer werden dankbar sein, dass du vorbereitet bist – und dass du nicht ihre Zeit verschwendest.

Überprüfe nach dem Start des Anrufs, ob du gut verstanden und gesehen wirst. Ein Tipp an die Leiter von Videokonferenzen: Fordere die Teilnehmer auf sich nach dem Einchecken kurz vorzustellen und sich anschließend auf stumm zu schalten.

Dein Mikrofon kann viele Hintergrundgeräusche aufnehmen, sodass andere Teilnehmer dadurch gestört werden.

Wenn du deinen Bildschirm während einer Videokonferenz teilen musst, nimm dir einige Sekunden Zeit, um dich vorzubereiten, bevor du auf die Freigabetaste klickst. Befreie deinen Desktop vor der Videokonferenz von offenen Programmen, Dateien oder Videos, die du möglicherweise geöffnet hast. Stelle sicher, dass private oder vertrauliche Informationen ausgeblendet sind.

5. Konzentriere dich auf deine Kamera, nicht auf deine Kollegen

Jeder Präsentationstrainer wird dir sagen, dass direkter Augenkontakt ein entscheidender Weg ist, um deinen Standpunkt zu stärken. In einer Videokonferenz bedeutet dies, in die Videokamera zu schauen und nicht in die lächelnden Gesichter von Marc, Tania, Sabrina, Sam, Tom und Mandy auf deinem Monitor.

In einen kalten schwarzen Kreis zu sprechen, wird sich weder natürlich noch angenehm anfühlen. Als Menschen sind wir darauf trainiert, die Menschen zu betrachten, mit denen wir sprechen. Bedenke aber, dass Entertainer und Politiker es seit Jahrzehnten fertig bringen, in die Kamera zu schauen.

Es ist schwierig, sich während eines gesamten Meetings auf deine Kamera zu konzentrieren – insbesondere während andere sprechen. Du wirst aber deine Wirkung erhöhen, wenn du tief in den Punkt schaust.

Übe, während Videokonferenzen in die Kamera zu schauen, wenn du sprichst, auch für kurze Momente. Je öfter du es anwendest, desto angenehmer wird es für dich.

6. Sitz aufrecht!

Egal ob du in einer Videokonferenz bist oder nicht, sei dir deiner Haltung bewusst. Führe Videokonferenzen von deinem Schreibtisch oder einem anderen geeigneten Ort aus. Das Liegen auf der Couch (oder irgendwo anders) mit deinem PC auf Brust oder Bauch bietet kein schmeichelhaftes Bild. Dich in einen Sessel fallen zu lassen oder dich zurückzulehnen, signalisiert fehlendes Interesse oder mangelnde Konzentration.

Das Sitzen und Vorbeugen zeigt den anderen Beobachtern an, dass wir geistig und körperlich engagiert und involviert sind. Dies ist eine gute Vorgehensweise, auch wenn du deine Kamera ausgeschaltet hast, da sich deine Körperhaltung in deinen Sprechmustern widerspiegelt. Wenn dein Körper sich in aufrechter Position befindet, ist es wahrscheinlicher, dass dein Geist mit Energie versorgt wird, und die Teilnehmer werden dies spüren können.

7. Zeige deine Arme

Du kannst dir einen Gefallen tun, wenn du deine Arme sichtbar machst. Abgesehen von deinem Gesicht sind sie möglicherweise die besten Werkzeuge, um auszudrücken, was du zu sagen hast. Es lohnt sich also, sich bewusst zu sein, was du anderen erzählst.

Unsere verschränkten oder gefalteten Arme sagen den Teilnehmern möglicherweise, dass du nicht empfänglich oder interessiert bist. Offen und sichtbar sein zeigt die Bereitschaft zuzuhören. Die Handflächen nach oben ist eine nonverbale Möglichkeit, andere einzuladen das Wort zu ergreifen. Dazu gehört noch viel mehr, aber der Schlüssel zum Erfolg ist hierbei, dass deine Arme dir nicht helfen können, einen guten Eindruck zu hinterlassen, wenn du sie versteckst.

8. Sprich auch bei Videokonferenzen mit starker Stimme

Bei Videokonferenzen, ist es ratsam, eine lautere Stimme als gewöhnlich zu verwenden. Starke Stimmen sind nicht nur gut hörbar, sondern vermitteln auch Autorität, Glaubwürdigkeit und Vertrauen. Dieses Konzept gilt für virtuelle Konferenzen genauso wie für räumliche. Auch wenn du ein Mikrofon verwendest und daher möglicherweise versucht bist, mit einer gewissen Lautstärke zu sprechen, behalte eine starke, klare Stimme bei, als ob du dich in einem großen Konferenzraum befindest.

Die Anwendung einer lauten Stimme verhindert außerdem, dass du murmelst und aufgrund der erforderlichen Atemmenge zu schnell sprichst.

9. Lächele

Dein Gesicht vermittelt viele Informationen, auch wenn du nicht sprichst. Du musst dir also bewusst sein, welche Nachricht du aussendest. Augenrollen, ein Stirnrunzeln oder sogar ein leichtes Anheben der Augenbrauen können mehr Gewicht haben, als du denkst.

Darüber hinaus befindest du dich vielleicht mit deinem Laptop in einem kleinen Raum, aber andere beobachten dich möglicherweise auf einem großen Monitor oder projizieren sogar irgendwo in einem Konferenzraum auf eine große Leinwand. Dein Lächeln kann für einige deiner Teamkollegen zwei- oder dreimal so groß sein. Nutze das mit einer freundlichen Erscheinung aus.

Lächle, das ist wie kostenlose Therapie

Douglas Horton

10. Bleib konzentriert

Sei während der Videokonferenz aufmerksam und engagiert. So verlockend es auch ist, versuche nicht andere Arbeiten, wie Artikel lesen oder E-Mails senden, gleichzeitig auszuführen. In einem virtuellen Raum ist Multitasking eine verlockende Abwechslung. Aber würdest du während eines persönlichen Meetings Multitasking durchführen?

Und genau hier liegt das Problem: Bei einer Videokonferenz liegt der Fokus der Kamera auf dir, was bedeutet, dass die Aufmerksamkeit noch mehr auf dich gerichtet ist als bei einem persönlichen Treffen. Multitasking ist gefährlich, weil du nicht unvorbereitet erwischt werden möchtest, wenn dir plötzlich eine Frage gestellt wird. Selbst wenn du nicht vollständig an der Besprechung teilnehmen musst, kann dein Ansehen darunter leiden, wenn es scheint, als würdest du nicht aufpassen.

Wenn du dich selbst oder andere während dem Sprechen auf deinem Bildschirm betrachtest, sieht es möglicherweise so aus, als würdest du etwas anderes betrachten. Wenn du nicht sprichst, achte darauf, wer auch immer spricht oder seinen Bildschirm teilt, dass du dir alle Materialien ansiehst, auf die du möglicherweise verweisen musst.

Solltest du die Videokonferenz unterbrechen müssen, weil du beispielsweise eine E-Mail aufrufen oder auf ein Dokument verweisen musst, stell sicher, dass du dies mitteilst. Verzögerungen oder lange Stilleperioden können den Anschein erwecken, als hättest du die Verbindung verloren.

Denke daran, dass du bei Videokonferenzen besser sichtbar bist als bei Offline-Besprechungen. Es werden Nahaufnahmen von jedem Gesicht einzeln gezeigt und nicht von einer ganzen Gruppe von Personen gleichzeitig. Ich weiß, ich wiederhole mich. Aber es ist oft hilfreich, das eigene Gesicht auf dem Bildschirm sichtbar zu halten, um dich daran zu erinnern, dass du vor der Kamera sitzt, damit du siehst, was die anderen sehen.

11. Das Chat-Fenster ist dein Freund während Videokonferenzen

Benutze das Chat-Fenster nicht nur als Diskussionsplattform, sondern ebenfalls als Präsentationsanhang. Wenn du auf einen Artikel oder ein freigegebenes Dokument verweisen willst, verlinke sie im Chat. Solltest du derjenige sein, der die Videokonferenz durchführt, füge im Chat einen Link zur Tagesordnung hinzu. Wenn andere sprechen, antworte mit Unterstützung oder Fragen im Chat. Das Chat-Fenster ist eine einzigartige Gelegenheit in virtuellen Besprechungen, deine Präsenz zu erhöhen, deinen Ideen Dimensionen hinzuzufügen und zu demonstrieren, dass du vollständig im Thema bist.

Unabhängig davon, ob du jahrelang an virtuellen Meetings teilgenommen hast oder erst in diesem Monat begonnen hast, es ist wichtig, zu wissen, dass eine Videokonferenz nicht nur eine Konferenz über Video ist. Hierbei handelt es sich um eine völlig neue interaktive Erfahrung, bei der du deine Perspektive, Gewohnheiten, Einstellungen und Taktik anpassen musst, damit es effektiv für dich funktioniert.

12. Verwende Stift und Papier

Wenn du nur irgendwie kannst, vermeide es, während der Videokonferenz auf deinem Computer zu tippen. Wenn du dir Notizen auf deinem Computer machst, sieht es für die Teilnehmer aus, als würdest du andere Tätigkeiten erledigen (E-Mail schreiben, Facebook-Posts kommentieren, …). Es gibt auch nichts Ärgerlicheres als das Geräusch der Tastatur von jemandem, der vergessen hat, sein Mikrofon stumm zuschalten.

Mir hilft dieser Tipp mit Stift und Papier dabei, in der Vorstellungsrunde die Namen der Teilnehmer aufzuschreiben, wenn ich nicht alle kenne. Es erlaubt mir auch einerseits Fragen, die zwischendurch kommen aufzuschreiben und andererseits zusätzliche Erklärungen zum Gesagten zu notieren. 

Stell sicher, dass du Stift und Papier zur Hand hast, um dir erforderliche Notizen zu machen. Wenn du das Glück hast, ein Whiteboard zu besitzen, verwende dieses stattdessen.

13. Zum Abschluss noch einige kleine, aber nicht unwichtige Tipps

  1. Iss vorher und nimm einen Drink. Wenn du vermeiden möchtest, dass dein Bauch während des Meetings knurrt, solltest du dir vorher einen Snack zu dir holen. Ich würde dir auch empfehlen, ein Getränk zur Hand zu haben, sei es Kaffee, Tee oder Wasser. Ein Glas Wein oder eine Flasche Bier ist ein No-Go!
  2. Leg dein Mobiltelefon zur Seite. Ich hasse es, schlechte Nachrichten zu überbringen, aber dein Smartphone oder Tablet muss weg. Schalte sie aus, schalte sie in den Flightmodus, tu was auch immer für dich funktioniert, aber entferne sie. Wenn du dies nicht tust, riskierst du, Instagram zu öffnen, deine WhatsApp zu überprüfen, auf Twitter zu gehen, auf Facebook zu posten. Kannst du erkennen, was ich damit ausdrücken will?
  3. Ich wiederhole mich, aber stell vor Beginn deiner Videokonferenz sicher, dass du alle unnötigen Programme auf deinem Laptop geschlossen hast – ja, dazu gehören auch deine Inbox oder Facebook. Video kann CPU- und Speicherintensiv sein.
  4. Stell sicher, dass du deine Kamera ausgeschaltet hast, wenn du während der Videokonferenz aufstehst, dich bewegst oder etwas anderes tust (es interessiert die Teilnehmer nicht, wie dein Badezimmer aussieht). Denke also daran: Kamera ausschalten!
  5. Denk an den Gang zur Toilette vor der Videokonferenz!

14. Mach es richtig

Während viele dieser aufgezählten Strategien für den gesunden Menschenverstand ganz logisch erscheinen, ist es leicht, die richtige Etikette für Besprechungen zu vergessen, wenn du einen Videoanruf führst. Mithilfe dieser Tipps kannst du eine Videokonferenz richtig leiten, aktiv verfolgen und alltägliche Geschäftstreffen kollaborativer und effektiver gestalten.

Ich verbleibe mit einem Zitat von Mark Twain, das zum Gebrauch von Videokonferenzen passt:

Mein Vater pflegte zu sagen: Mach es richtig und pünktlich

Mark Twain

Gibt es irgendwelche Tipps, die ich vergessen habe? Wenn ja, lass es mich per Kommentar wissen.

Falls du an diesen „14 Techniken, für deinen souveränen Auftritt mit Wow-Effekt bei Videokonferenzen im Ehrenamt“ als PDF-Dokument interessiert bist, dann klick auf diesen Link.

Bildquelle: Jagrit Parajuli from Pixabay 

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